WohnungsManager
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NEUIGKEITEN

1. In der Zeitschrift "Der Immobilienverwalter" 3/13 ist auf der Titelseite die automatische Heizkostenabrechnung angesprochen. Im Heft selbst ist ein Artikel der Firma Molliné enthalten. Es handelt sich bei diesem System um die Ermittlung des Verbrauchs mit Siemeca-Geräten. Im WohnungsManager ist  das automatische Einlesen der mit Siemeca-Geräten im Walkby-System erfassten Heizkostenverbräuche enthalten.  Hier die Beschreibung, wie die in der sog. Rep-Datei erfassten Daten direkt für die eigenerstellte Heizkostenabrechnung im WohnungsManager verwendet werden können. Einige unserer Kunden haben das Walkby-Erfassungsgerät gekauft und erstellen damit die eigene Heizkostenabrechnung. Wir haben dieses System Ende 2012 in Zusammenarbeit mit der Firma Messprofis AG (Bielefeld) entwickelt.

2. Die Programmerweiterungen für alle Sepa-Funktionen sind abgeschlossen. Tests mit Echtdaten bestätigen, dass die Sepa-XML-Datei konform zu den Sepa-Bestimmungen des ZKA ist. Wir werden den Einzug der Software-Pflegegebühren mit Sepa erst ab Juni vornehmen, weil die Sepa-Vorabankündigungen, verbunden mit dem Versand der Dauerrechnungen per Post einen zeitlichen Vorlauf benötigen.
   Bei unserem Echtdaten-Prüflauf zeigt sich mit Stand 15.4.2013, dass bundesweit noch nicht 100% der Banken den Sepa-Lastschrifteinzug unterstützen und Bankfusionen Nacharbeiten erforderlich machen. Wir können deshalb bei mehreren Kunden noch keinen Sepa-Lastschrifteinzug vornehmen und ziehen die Pflegegebühr bei diesen Kunden noch per DTAUS ein. Beide Systeme, SEPA und DTAUS sind weiterhin alternativ verwendbar. Ab 1.2.2014 können Sie jedoch nur noch Sepa-Dateien zur Bank geben.
   Wir haben Ende Februar 2013 neue Software-Pflegevertrags-Angebote versandt. Kunden, die unseren neuen Software-Pflegevertrag und die damit verbundene Haftungseinschränkung nicht akzeptieren, können wir  wegen des Haftungsrisikos keinen Wartungsservice mehr auf Basis der alten Vereinbarung bieten. Diese Kunden werden wir noch schriftlich informieren und als Alternative den Erwerb von Updates ohne Serviceleistung anbieten.

3. Aktuelle Info zur SEPA-Umstellung:
   Für die Vorbereitung der Kundenumstellung auf Sepa und für den Check vor der Ausführung des Datenaustauschs mit Sepa XML-Datei enthält der WohnungsManager einen  SEPA-READY-CHECK. Der Report aus dem Check zeigt Ihnen, wo noch Probleme für die Sepa-Ausführung bestehen. Im Einzelnen prüft der Sepa-Ready-Check:
    
   Vorliegen und Prüfziffern-Kontrolle für Gläubiger-ID und IBAN-Code 
   Vorliegen des Mandates 
   fristgerechte Erstellung der Vorabankündigung 
   Einhaltung der Vorlagefrist bei der Bank 
   Einhaltung der 36-Monats-Frist.
   
   Die ausführliche Dokumentation zur Sepa-Anwendung im WohnungsManager finden Sie über diesen Link.
   Alle erforderlichen Sepa-Funktionen sind bereits im Programm enthalten. Die Erstellung der Sepa-Datei(en) ist noch nicht freigegeben. Nach ausführlichen Bank-Tests planen wir die Freigabe für Mitte 2013, empfehlen jedoch die Umstellung von DTAUS auf Sepa zu einem späteren Zeitpunkt, evtl. erst zum 1.2.2014, weil zu erwarten ist, dass sich Sepa-Regeln noch ändern (z.B. Verkürzung der Vorlagefrist, Wegfall des BIC) und von Seiten der Bundesbank die Bekanntgabe der endgültigen Ausnahmefälle der IBAN-Berechnung erst im Juni 2013 erfolgen soll. Für die interne IBAN-Umrechnung werden wir dann im August/September 2013 versuchen, die Sonderfälle der Umrechnung auf IBAN bei der internen Umrechnung zu berücksichtigen. Es ist jedoch auch möglich, über den Bankverlag eine externe Umrechnung vornehmen zu lassen. "Ibanhin"-Export und "Ibanrück"-Import sind im Programm enthalten.
   Im Gegensatz zur bisherigen Lastschrifteinzugsrmächtigung muss das Sepa-Mandat schriftlich und unterschrieben vorliegen und auf Anforderung der Kundenbank innerhalb von 5 Tagen vorgelegt werden. Wir haben das separate Archivierungsprogramm WM-Doku520 dahingehend erweitert, dass Sepa-Mandate gescannt und mit vorgegebenen Dateinamen in die "Postbox" gespeichert werden. Von dort werden die Mandate mit WM-Doku520 automatisch mit der jeweiligen Wohnung (Eigentümer oder Mieter) verlinkt. Das Sepa-Mandat ist dann ebenso wie andere gescannte Dokumente auf Knopfdruck in jeder Wohnung abrufbar. Eine zusätzliche  "ungeordnete" Aufbewahrung der Originale ist zu empfehlen, wenn die Archivierung nicht als dokumentensicher gilt.
   Die Erstellung der Sepa-XML-Datei wird vorerst für Lastschriften und Überweisungen getrennt auszuführen sein. Bekanntlich wird im DTAUS-Verfahren derzeit eine physikalische Datei sowohl für Lastschriften als auch für Überweisungen genutzt. Dies ist im Sepa-Verfahren nur mit dem Container-Verfahren möglich, das wir erst später in das Programm aufnehmen werden.
   
   Die Umstellung auf Sepa und die spätere Anwendung sind wesentlich komplexer als bisher im DTAUS-Verfahren. Wir unterstützen die Workshops, die Frau Huber in der zweiten Jahreshälfte 2013 anbieten wird und empfehlen Ihnen die Teilnahme. Sie finden die Workshop-Ankündigungen später auf unsererem Web.

4. Wir haben auf Windows 8 mit dem WohnungsManager keine Inkompatibilität festgestellt, das Programm kann auf diesem Betriebssystem in Grenzen auch über Touch-Screen bedient werden.

5. Wir haben einen neuen Schritt zur Rationalisierung Ihrer Arbeit im WohnungsManager realisiert. Sie können jetzt elektronische Heizkostenverteiler (eHKV) sowie Kalt- und Warmwasserzählerdaten der Siemeca-Produktfamilie per Funkablesung ("Walk-by" System) im WohnungsManager erfassen. Das erspart Zeit und vermeidet Eingabefehler. Bei der kombinierten WEG- und Sondereigentumsverwaltung können Verteilschlüssel für die interne Heizkostenabrechnung und für die Wasserzähler für Eigentümer und Bewohner gleichzeitig und auch mit unterschiedlichen Besitz-/Bewohnzeiträumen in einem Arbeitsgang erfasst werden. Hier die Beschreibung.

6. Aktualisierte Musterabrechnung Stand 22.8.2012/9.9.2012 mit neuer Gesamtabrechnung (Darstellung der Einnahmen und Ausgaben) und Darstellung der Rücklagenentwicklung, enthalten im ausführlichen neuen Status. Wir haften nicht dafür, dass die gezeigte Darstellung der Musterabrechnung vor jedem Gericht Bestand hat.

7. Wir zeigen Ihnen hier  Musterausdrucke der aktuell im WohnungsManager enthaltenen Gestaltungsformen der WEG-Jahresabrechnung. Wählbar sind die Abrechnung "vor-BGH 44/09", die erste Abrechnung "nach-BGH 44/09" mit separatem Ausweis der Zuführung zu Rücklagen in Anlehnung an die Haufe-Veröffentlichung und die Abrechnung in Anlehnung an die "Musterabrechnung NRW", vom DDIV empfohlen im ZMR-Sonderheft 1/2011. Zusätzlich haben wir zwei Varianten der "Abrechnung München" erstellt, die hier nicht gezeigt werden, aber von uns nach Vereinbarung freigegeben werden können. Die Gesamtdarstellung der Einnahmen und Ausgaben ist in diesen Ausdrucken enthalten. Diese Gesamtdarstellung wertet Geldflüsse (Buchungen gegen Bank- oder Kassenkonten) aus und zeigt deshalb keine interne Umbuchungen. Die Darstellung der Rücklagenentwicklung und der Vermögensstatus ist in der Musterabrechnung Stand 9.9.2012 (s.o.) enthalten.
   
   BGH-Urteil vom 17.2.2012 - V ZR 251/10
   Dieses Urteil erfordert, dass zusätzlich zur Heizkosten-Verbrauchsabrechnung in der Einzel-Jahresabrechnung auch ein Brennstoffbestand umzulegen ist. Die bisher vorgenommene Bestandsabgrenzung entfällt. Ein Anfangsbestand wird den Eigentümern gutgeschrieben und ein Endbestand nach einem Schlüssel, evtl. MEA, den Eigentümern belastet.
   Wir zeigen Ihnen hier zwei Jahresabrechnungen, im ersten Fall mit Bestands-Abgrenzung und im zweiten Fall mit Bestandsumlage, die übrigen Daten sind gleich. Die Umsetzung das Urteils erfordert keine Programmänderung, sondern andere Verbuchungen. Anstelle der Abgrenzung auf das Heizöl-Bestandskonto erfolgen Buchungen auf Umlagekonten für Anfangs- und Endbestand.
   Die Bestandsumlage führt im Falle eines Eigentümerwechsels dazu, dass beim Auffüllen des Heizöltanks vor Jahresende der alte Eigentümer mit der Bevorratung belastet wird und der neue Eigentümer im Folgejahr geringere Kosten zu tragen hat.

8. Neu: Rückstände auf dem Mieter-Debitorenkonto können aus BK-Rückständen und/oder Mietrückständen resultieren. Damit in der Mieter-Jahresabrechnung nur die Rückstände auf BK ausweisbar sind, haben wir eine Automatik in das Programm aufgenommen, die hier beschrieben ist. Dieses Update ist über Internet herunterladbar ab voraussichtlich 1.4.2012.

9. Neu: WEG-Abstimmliste für die Berechnung von Abstimmsummen in der WEG-Versammlung. Bei Erfassung von Ja und Nein-Stimmen werden 2 Spalten verwendet, so dass auf einer Liste 5 Abstimmungen erfassbar sind. Weitere Abstimmungen können durch erneutes Starten der HTML-Liste in 5er-Schritten erfaßt und gedruckt werden.

10. Wir stellen Ihnen einen einzigartigen Service für das iPhone zur Verfügung. Über Ihr Web kann der Kunde mit seinem individuellen Zugriffscode überall seine eigenen Daten einsehen, das sind Handwerker-Notrufliste, seinen Kontoauszug, seine Jahresabrechnung und seinen Wirtschaftsplan. Dieser Service mit Portalseite auf Ihrem Web wird bei bei iPhone-Anwendern bestens aufgenommen. Auch im Urlaub ist Ihr Kunde immer informiert.

11. Der Verband  der Nordrhein-Westfälischen Immobilienverwalter hat am 5.11.2010 Muster-Jahresabrechnungen in Zusammenarbeit mit den Herren Dr.Klein, RA Drasdo, Prof.Dr. Häublein, Prof. Dr. Jacoby, Dr. Jennißen und Dr. Stähling veröffentlicht. Wir haben in Anlehnung an diese Veröffentlichung eine wählbare Variante unserer Jahresabrechnung in den WohnungsManager aufgenommen Hier die Dokumentation.
    
    Damit sind folgende Darstellungsformen der Jahresabrechnung im WohnungsManager wählbar:
    a) Die "alte" Form der Jahresabrechnung mit separater Darstellung der Zuführung zur Rücklage
    b) Unsere "strenge" Auslegung des BGH-Urteils vom 4.12.2009
    c) Die o.g. Darstellung der Jahresabrechnung.

12. BGH-Urteil vom 15.9.2010 VIII ZR 181/09 zum Ausweis der Personenzahl in der Betriebskostenabrechnung: Das Urteil bestätigt unsere bisherige Standard-Abrechnung. Die Personenzahl kann als Bruchteil (mit Dezimalstelle) angegeben werden, es muss keine Belegungsliste zur Abrechnung beigefügt werden. Eine Belegungsliste kann bei der Einsicht in die Berechnungsunterlagen im Einzelnen überprüft werden.

13. Jede Datenbank-Tabelle kann jetzt nicht nur wie bisher im HTML-Format, sondern auch im XML-Format und im CSV-Format exportiert werden. Wenn das Journal exportiert wird, ist zusätzlich eine Eingrenzung des Berichtszeitraums (von..bis..) möglich. Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie jetzt wahlweise diese Formate anbieten.

14. Dot-Net ist der neue Software-Standard von Microsoft. Wir haben den WohnungsManager auf diese Software-Technologie erfolgreich in die Common Language Runtime (CLR) auf Microsoft Framework4 portiert. Inhaltlich ist der WohnungsManager .Net weitgehend identisch mit der "klassischen" Version. Die bisherige WohnungsManager-Version wird bis auf weiteres weiter gepflegt und geliefert. 

15. Zusätzlich zu Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen im PDF-Format können separate Bescheinigungen gem §35a EStG, die nach der Programmversion vom 10.12.2008 im WohnungsManager ausgedruckt werden, mit WM-Doku automatisch verlinkt werden. Sofern die Daten für die separaten Bescheinigungen von 2007 noch im WohnungsManager vorliegen, können Sie die Kundenausdrucke wiederholen und über den PDF-Druckertreiber im gleichen Sammelverzeichnis wie Jahresabrechnungen/Wipl speichern. Danach verlinken Sie diese Dateien automatisch mit der WM-Doku Version ab 10.12.2008.
    Zusätzlich zu allen anderen Dokumenten sehen Sie dann zu jeder Wohnung auch Jahresabrechnung, Wipl und HHnD-Bescheinigung im Originalformat.

16. Die Abgeltungssteuer mit 25% ersetzt ab 1.1.2009 die bisherige Zinsabschlagsteuer (30%). Da bei abweichendem Wirtschaftsjahr der Ausweis bereits ab 1.1.09 erfolgen muss, haben wir diese Möglichkeit rechtzeitig im WohnungsManager integriert. Für den optionalen Ausweis der Kirchensteuer auf die Abgeltungssteuer können Sie in den Stammdaten die Kirchensteuerpflicht erfassen. Die Plausibilitätsprüfung sagt Ihnen, ob der Ausweis zulässig ist.

17. Neu: Sie können jetzt Serien-eMails an mehrere Empfänger versenden mit gleichem Text, individualisierbar mit Platzhaltern. Zusätzlich werden eMail-Anhänge versandt, wahlweise das gleiche Dokument im HTML-Format für alle oder individuell die Jahresabrechnung oder der Wirtschaftsplan für den jeweiligen Empfänger. Der Vorteil gegenüber dem Serien-eMail-Versand aus WORD© liegt beim automatischen Zumischen individueller Anhänge. (Stand 11.3.08)

18. Bei der Betriebskostenabrechnung für Mieter können optional im Falle einer Teilkostenumlage automatisch auch die Gesamtkosten und die nicht umlagefähigen Kostenanteile auf Seite 1 der Jahresabrechnung ausgewiesen werden. Die Ermittlung der Gesamtkosten erfolgt automatisch, wenn Sie auf dem Mieter-Umlagekonto die Gesamtrechnung verbuchen und den nicht umlagefähigen Teil der Kosten gegen ein Sachkonto mit Eigentümer-Umlageschlüssel ausbuchen.

19. Wir haben im WohnungsManager die Dokumenten-Archivierung integriert. Rechnungen können mit Buchungen verlinkt werden, Grundrisse, Mietverträge und sonstige Dokumenten mit Wohnungen. Auf Knopfdruck können dann diese Dokumente aus dem Kontoauszug, aus dem PDC-Menü und Stammdaten-Menü angezeigt werden. Für die Erfassung und Verlinkung benötigen Sie unser separates Programm WM-Doku, das ab Februar 2008 zum Preis ca. EUR 500,-- zzgl. MwSt. lieferbar ist.

20. Unser Webservice (iNet) für Endkunden und Supervisor ist auch in englischer Menüführung verfügbar. Sie bieten damit Ihren englischsprachigen Kunden (Eigentümer, Supervisor) einen zusätzlichen Service. Ihre Buchungstexte und Kontobezeichnungen werden nicht übersetzt.

21. Electronic banking. Das "Abtippen" von Bank-Kontoauszügen entfällt seit Mitte 1997. Der WohnungsManager liest die über e-banking von den Banken übermittelte Kontoumsatzdaten für beliebig viele Verwaltungskonten gesammelt ein. Mit einem multibankfähigen Zahlungsverkehrsprogramm der Bank können über Rundruf beliebig viele Banken und beliebig viele Konten abgerufen werden (multibankfähig) und gleichzeitig eingelesen werden.  Auf Knopfdruck erfolgt eine weitgehend automatische Zuordnung der Umsätze für die automatische Verbuchung. Vor der automatischen Verbuchung kann bereits eine Bankabstimmung durchgeführt werden. Freigegebene Bankkonto-Umsätze werden per Knopfdruck automatisch in den einzelnen Objekten verbucht. Online-Beschreibung.

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