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Sachverhalt:
Der
Verwalter ist WEG-Verwalter und gleichzeitig von Eigentümern beauftragt, die
Sondereigentumsverwaltung
mit
Mietinkasso durchzuführen. Die Eigentümer-Zahlungen für die
WEG-Vorauszahlungen werden aus der Mietzahlung der SE-Verwaltung entnommen. Die
verbleibende Rest-Miete wird in der SE-Verwaltung monatlich an den jeweiligen
Eigentümer überwiesen.
Wir
verweisen auch auf den Beitrag in "Die Heizkostenabrechnung" Nr. 1/2
2001, und zitieren den Artikel von Frank Maciejewski "Einige Besonderheiten
der Betriebskostenabwälzung bei vermieteten Eigentumswohnungen":
1. Die laufenden Kosten der Jahresabrechnung nach § 28 WEG sind nicht identisch
mit den auf die Mieter umlegbaren Betriebskosten.
2. Der Umlageschlüssel innerhalb der Eigentümergemeinschaft kann von dem
mietvertraglich vereinbarten abweichen
3. Das dem WEG-Recht innewohnende Abflussprinzip konkurriert mit dem
mietrechtlich vereinbarten - oder von der Rechtsprechung verlangten -
Entstehungsprinzip
4.Voraussetzung für die Fälligkeit des Betriebskostensaldos ist eine wirksame
Beschlussfassung nach § 28 Abs. 5 WEG
5. Das Recht des Mieters, Belege einzusehen, ist womöglich eingeschränkt
Als
weitere Besonderheit fügen wir dieser Aufstellung hinzu:
6. In der WEG-Verwaltung ist bei einem
unterjährigen Eigentümerwechsel nur auf den neuen Eigentümer abzurechnen,
während in der Mietverwaltung auf jeden unterjährigen Mieter abzurechnen ist.
Lösung:
Die
WEG-Verwaltung muß getrennt von der SE-Verwaltung erfolgen, deshalb müssen
zwei Objekte geführt werden. Legen Sie zuerst das WEG-Objekt an und erfassen
Sie die Wohnungs-Stammdaten mit Eigentümern. Danach legen Sie ein neues
Verwaltungsobjekt für die SE-Verwaltung an, wählen als Referenzobjekt das
WEG-Objekt und lassen die Stammdaten vom WEG-Objekt übernehmen. Damit ersparen
Sie die doppelte Anlage der Stammdaten.
Tragen
Sie in dem SE-Objekt die Mieterdaten ein. Im SE-Objekt werden Inkasso-Miete und
Mieter-Vorauszahlungen auf Betriebskosten in den Stammdaten eingetragen. Im
WEG-Objekt werden nur die Eigentümer-Vorauszahlungen normal eingetragen.
Grundsätzlich
erfolgt die WEG-Verwaltung völlig normal, als ob keine SE-Verwaltung vorläge.
Nachfolgend die Beschreibung der Sonder-Vorgänge im SE-Objekt:
Da
die Eigentümer-Vorauszahlungen im WEG-Objekt aus der Mieteinnahme im SE-Objekt
getragen werden, legen Sie Überweisungs-Daueraufträge für die Eigentümer-Vorauszahlung
ein.
Hier
der monatlich wiederkehrende Ablauf im SE-Objekt:
1.
Automatische
Sollstellung:
Mieten werden den Mieter-Debitorenkonten belastet und den Mietverrechnungskonten
(85) gutgeschrieben. Mieter-Vorauszahlungen werden den Mieter-Debitorenkonten
belastet und den Wohngeld-Verrechnungskonten für die Jahresabrechnung
gutgeschrieben. Vorauszahlungen des Eigentümers (z.B. für Mietverwaltungs-Gebühr)
werden ebenfalls in den Stammdaten erfaßt und im Rahmen der Sollstellung dem
Eigentümer belastet, die Verwaltungsgebühr wird als Summe an den Verwalter
abgeführt (DTA-Überweisung einrichten).
2.
Autom.
Umbuchung von Mieterzahlungen auf das Eigentümerkonto:
Auf Globalebene wählen Sie das Menü Globalablauf | Extras für Mietverwaltung | SE-Verw.:Mtl.Umbuchung
Miete+BK an Eigentümer.
Es
werden alle Objekte aufgelistet. Wählen Sie die Objekte, in denen die
Umbuchungen erfolgen sollen. Mit Hilfe der Selektion können Sie die
betreffenden Objekte automatisch selektieren. Mit Klicken auf OK werden die
Umbuchungen von Mieten und Betriebskosten-Vorauszahlungen ausgeführt, wobei ein
eventueller Rückstand auf dem Mieter-Debitorenkonto berücksichtigt wird. Wenn
der Rückstand auf dem Mieterkonto höher ist als Miete und BK, dann erfolgt
keine Umbuchung. Ein kleinerer Rückstand führt zu entsprechender Kürzung der
Umbuchungen.
3.
Datenträgeraustausch
für Daueraufträge ausführen:
Die Eigentümer-Zahlungen an die WEG werden überwiesen und zu Lasten der Eigentümer-Debitorenkonten
verbucht. Folglich bestehen Guthaben auf den Eigentümer-Debitorenkonten in Höhe
der Miete abzüglich der Überweisung an das WEG-Objekt.
4.
Autom.
Saldenausgleich
für
Eigentümer durchführen:
Die Restguthaben auf den Eigentümer-Debitorenkonten werden als Überweisungen
an die Eigentümer gespeichert.
5.
Datenträgeraustausch
nur für Überweisungen und Lastschriften, ohne Daueraufträge:
Restguthaben (Miete minus Überweisung an WEG) werden an Eigentümer per DTA überwiesen.
Falls Mieter nicht gezahlt hat (s.Pt.4) wird die Eigentümer-Zahlung beim Eigentümer
per Lastschrift eingezogen (Ermächtigung muß vorliegen).
Eventuell
erforderliche Zahlungen des Eigentümers an die WEG (im WEG-Objekt) werden
rationell entweder durch Überweisung (DTA-Dauerauftrag) an das WEG-Objekt oder
durch Lastschrifteinzug von Seiten des WEG-Objektes verrechnet.
Zur
Jahresabrechnung
Das
WEG-Objekt wird normal abgerechnet. Die Umlagesalden aus dem WEG-Objekt
werden am Jahresende manuell im SE-Objekt in den Sachkonten eingebucht. Damit
erfolgt die Jahresabrechnung für die Mieter, wobei die Vorauszahlungen der
Mieter angerechnet werden.
Im
SE-Objekt wird eine gemischte Abrechnung durchgeführt, wobei auf den Eigentümer
die Verwaltergebühr abgerechnet wird. Angerechnet werden die in der
Sollstellung auf den 91er-Konten gutgeschriebenen Vorauszahlungen auf die NK des
Eigentümers (Verwaltergebühr). Die Mieterabrechnung im SE-Objekt erfolgt,
indem die Umlagesalden der Sachkonten (alle Betriebskosten) mit Gegenbuchung auf
BK-Verrechnungskonto (21.00000) eingebucht werden. Die Mieterabrechnung ergibt
dann Nachzahlungen oder Guthaben, die sich auf dem Mieter-Debitorenkonto
niederschlagen und vom Mieter auszugleichen sind.
Ein
Mieter-Guthaben aus der Jahresabrechnung wird dem Mieter erstattet, eine
Nachzahlung wird ihm belastet. Im Falle des Mieter-Guthabens erfolgt eine
Auszahlung an den Mieter, ein Nachzahlungs-Betrag wird beim Mieter eingezogen.
Dadurch entstehen auf der Bank Fehlbeträge oder Guthaben, die mit dem
WEG-Objekt zu verrechnen sind (ein Mieter-Guthaben im SE-Objekt entspricht einem
Eigentümer-Guthaben im WEG-Objekt und umgekehrt).
Auf
den Eigentümer-Debitorenkonten ergibt sich pro Wohnung eine Dokumentation der
Zahlungsvorgänge, insofern eine Abrechnung der SE-Verwaltung mit dem jeweiligen
Eigentümer.
Nachfolgend
wird der Ablauf in der Buchführung dargestellt:
Sollkonto | Habenkonto | Betrag | ||
1 | Soll Eigentümer weg.SE-Verw. | 1,00100 | 91,00100 | 30,-- |
2 | Sollstellung Mieter für Miete | 5,00100 | 85,00100 | 1000,-- |
3 | Sollstellung Mieter für BK | 5,00100 | 95,00100 | 200,-- |
4 | Autom.Umbuchung der Miete auf den Eigentümer | 85,00100 | 1,00100 | 1000,-- |
5 | Autom.Umbuchung BK an Eig. | 21,00000 | 1,00100 | 200,- |
6 | Dauerauftrag DTA: Eig.an WEG | 1,00100 | 12,00000 Bank | 250,-- |
7 | DTA-Saldenausgleich Mieter LSE | 12,00000 | 5,00100 | 1200,-- |
8 | DTA-Saldenausgleich ÜBW Eigentümer | 1,00100 | 12,00000 | 920,-- |
9 | DTA ÜBW Verw.Gebühr an Verwalter | 40,10000 | 12,00000 | 30,-- |
Es
fallen neben der regulären autom. Sollstellung monatlich 4 weitere automatische
Arbeitsabläufe an: Automatische Umbuchung von Miete und BK, DTA mit
Dauerauftrag, Autom. Saldenausgleich und nochmals DTA ausführen.
Am
Jahresende:
Vom
WEG-Objekt ist uns bekannt, daß insgesamt DM 210,--
Heizkosten
angefallen sind (wir hatten vom Mieter 200,-- angefordert)
10 | Heizkosten von WEG-Objekt | 41,10000 | 21,00000 | 210,-- |
Eigentümer-Jahresabrechnung
im SE-Objekt:
11 | Umbuchung der Eig.- Vorauszahlungen | 91,00100 | 1,00100 | 30,-- |
12 | Verbuchung der Jahresabr.Verwaltergebühr | 1,00100 | 40,10000 | 30,-- |
Mieter-Jahresabrechnung
im SE-Objekt
13 | Umbuchung der Vorauszahlung | 95,00100 | 5,00100 | 200,-- |
14 | Verbuchung Jahresabr. Heizkosten | 5,00100 | 41,10000 | 210,-- |
15 | Nachzahlung Mieter per LSE | 12,00000 | 5,00100 | 10,-- |
16 | Nachzahlung an WEG abführen | 21,00000 | 12,00000 | 10,-- |
Danach
sind alle Konten ausgeglichen!
Das
Programm enthält eine Bearbeitung für die kombinierte WEG / SE-Verwaltung, mit
der Mieten und BK-Vorauszahlungen auf den Eigentümer umgebucht werden, wobei
evtl. Rückstände des Mieters berücksichtigt werden. Das bedeutet, daß im
Falle des Zahlungsverzugs von Seiten des Mieters die Abführung an den Eigentümer
entsprechend gekürzt wird. Wenn der Mieter keine Zahlung leistet, dann wird vom
Eigentümer auch der an die WEG abzuführende Betrag (oben DM 250,--) vom Eigentümer
per LSE eingezogen. Statt einer Überweisung erfolgt ein Lastschrifteinzug in Höhe
seines Rückstandes.
Nachtrag
April 2008
Die Zeitschrift "Immobilienwirtschaft", Haufe-Verlag, von
04/2008 informiert auf Seite 60-61 über ein BGH-Urteil vom 20.2.2008 Az.:
VIII ZR 49/07, dass der Vermieter dem Mieter gegenüber auch die Kosten
abrechnen kann, die der Vermieter im Abrechnungszeitraum (...) tatsächlich
bezahlt hat. Dies gilt auch dann, wenn sich diese Zahlungen auf einen Verbrauch
beziehen, der nicht im dem Mieter gegenüber geltenden Abrechnungszeitraum
stattgefunden hat (Abflussprinzip).
Das bedeutet unseres Erachtens, dass keine Rechnungsabgrenzung in der
SE-Verwaltung notwendig ist. Inwieweit sich dieses Urteil mit den Anforderungen
der Heizkostenverordnung überschneidet und welche Art von Kosten betroffen
sind, entzieht sich unserer Kenntnis.
Nachtrag zur Kombination WEG-SE-Verwaltung mit MWST-Option (3 Varianten) Doku SE-WEG mit Option