WohnungsManager
Willkommen Neuigkeiten Support Herunterladen
Preise
Online-Wertgutachten
Die
Outlook-Anbindung ist jetzt im WohnungsManager realisiert. Dies ist die
Grundlage für viele neue Möglichkeiten. Wir möchten Outlook nutzen zur
Rationalisierung Ihrer Arbeit und Verbesserung der Produktivität in der
Arbeitsgruppe. Bestimmte Arbeitsbereiche, die in Outlook gut gelöst sind,
wollen wir im WohnungsManager nicht neu zu erfinden, sondern Outlook verwenden
(z.B. Projektverfolgung). Wir beginnen mit den hier beschriebenen neuen Möglichkeiten.
Sie benötigen für die WohnungsManager Outlook-Anbindung das Programm Outlook 2000 oder 2002 (XP). Frühere Versionen haben wir nicht getestet. Outlook Express, das mit dem Betriebssystem kostenlos mitgeliefert wird, ist für die nachstehenden Funktionen nicht verwendbar. Outlook ist im Office-Paket enthalten und kann auch separat gekauft werden.
Wir können Ihnen jedoch keinen Support für Outlook selbst geben. Falls Sie Support benötigen und diesen beim Hersteller des Programms nicht erhalten, dann können wir Ihnen den zahlbaren Support durch das Schulungsunternehmen A.S.L. EDV-College in Baden-Baden gerne vermitteln. Frau Heinzelmann von A.S.L. ist auch auf unseren Outlook-Workshops in Baden-Baden Referentin für die Outlook.
Das
vorliegende Update gleicht Eigentümber- und Mieteradressen mit
Outlook-Kontakten ab. Damit ist der Weg offen für die Verbindung
WohnungsManager Outlook - Telefon:
a) Export der Eigentümer und Mieteradressen in einen Outlook
Kontakteordner,
b) Installation der TAPI-Schnittstelle z.B. zwischen einer AVM Fritzkarte
© und ISDN (kundenseitig ohne unsere Hotline zu erledigen)
c) Installation eines Add-In Programms zu Outlook, z.B. ProCall
© der Firma
Estos (http://www.estos.de, Preis ab
49,--) oder eine Funktion, die in Ihrer TK-Anlage enthalten ist (kundenseitig
ohne unsere Hotline zu erledigen).
Mit dieser Konfiguration werden eingehende Telefongesprächsdaten und das
Outlook-Adressblatt des Anrufers vor der Annahme des Gesprächs angezeigt,
vorausgesetzt dass mit dem Anruf auch die Telefonnummer des Anrufers übermittelt
wird.
Mit
der Annahme des Gesprächs kann in Outlook ein Journal-Bildschirmfenster geöffnet
werden, mit dem die Anrufdauer und eine Telefonnotiz im Outlook-Journal
gespeichert wird. Mit dieser Funktion erhalten Sie dann eine Protokollierung
Ihrer Telefongespräche und können später im Journal frühere Gesprächsnotizen
suchen. Outlook kann auch Briefe, die mit Microsoft Word erstellt werden
automatisch protokollieren.
Outlook
bietet darüber hinaus die bekannten Funktionen, wie Kalender, eMail,
Projektverfolgung (z.B. für Handwerkeraufträge) und einiges mehr. Wir werden
weitere Outlook-Funktionen zukünftig im WohnungsManager realisieren.
Die
Möglichkeiten, die Outlook bietet, sind sehr umfangreich. Wir können im
Rahmen des Supports keine Bedienungsanleitungen zu Outlook geben. Falls Sie
Unterstützung bei der Anwendung von Outlook benötigen, dann empfehlen wir
Ihnen zunächst den Kauf von Büchern zu Outlook und die Teilnahme an einem
unserer Workshops am 20.9.02, am 27.9.02 oder am 18.10.02 in Baden-Baden. Ferner
können wir für Sie im Zeittakt zahlbare Telefon-Unterstützung für Outlook
durch A.S.L., Frau Heinzelmann vermitteln.
Soweit
die allgemeinen Hinweise zur Verwendung von Outlook mit dem WohnungsManager.
Hier die Beschreibung, wie im vorliegenden Update der Adressen-Abgleich mit
Outlook erfolgt.
Mit
diesem Update können Adressen von Eigentümern und Mietern auf der Globalebene
des WohnungsManagers zu Outlook übertragen werden. Sie können dazu den
Standard-Kontakteordner in Outlook als Empfänger der Adressen verwenden oder
einen oder mehrere neue Kontakte-Ordner in Outlook erstellen lassen.
Im
WohnungsManager öffnen Sie über das Menü Globalablauf Alle Adressen (Eig.+Mie.)
das Bildschirmfenster, auf dem in Tabellenform ausgewählte Daten aus allen
Objekten in alphabetischer Reihenfolge der Namen aufgeführt sind.
Wenn diese Tabelle leer oder die Daten veraltet sind, dann klicken Sie
auf Daten neu. Danach sind alle aktuellen (und ggf. auch früheren) Eigentümer-
und Mieteradressen in dieser Tabelle vorhanden. Zum Übertrag der Adressen in
Outlook klicken Sie auf Outlook-Kontakte.
Auf dem oben dargestellten Bildschirmfenster werden zunächst alle
Adressen aller Objekte für den Export vorgeschlagen. Sie können über das
Selektionsmerkmal hier auch Objekte selektieren. Standardmäßig werden alle
Adressen übermittelt und in Outlook insgesamt gespeichert. Das bedeutet, dass
zum Beispiel ein Eigentümer, der mehrere Wohnungen besitzt, auch mehrfach in
Outlook gespeichert wird. Das ist letztlich sinnvoll, weil der Abgleich mit
Outlook über ID-Kundennummer erfolgt. Nur der Abgleich über eine einmalig
vorhandene ID-Nummer garantiert die korrekte Verknüpfung. Das ID Feld ist auch
in der Tabelle der Adressen im WohnungsManager enthalten und wird generiert aus
der dreistelligen Objektnummer, der dreistelligen Wohnungsnummer, einem
Bindestrich und der Debitoren-Kontonummer (2 Vorkommastellen, Komma und fünf
Nachkommastellen). Diese ID-Nummer dient zum Abgleich in beiden Richtungen
zwischen WohnungsManager und Outlook. Der Aufbau dieser ID-Nummer entspricht
exakt der ID, die auch für eBanking und dem Abgleich beim DTA mit
Heizkostenabrechnern verwendet wird. Bei Eigentümern mit mehreren Wohnungen
entstehen Dubletten in Outlook.
Wenn
Sie unbedingt Dubletten in Outlook vermeiden wollen, dann können Sie die
Adressen aus dem WohnungsManager statt über die ID mit Name und Vorname
abgleichen. Dazu klicken Sie das Feld Kein Abgleich über Kundennr. an.
Sie verzichten dann jedoch auf die Möglichkeit, künftig Daten aus Outlook rückübertragen
zu lassen, weil die ID-Nummer mit Verweis auf die Verwaltungseinheit fehlt.
Folgende
Daten werden aus dem WohnungsManager in das bezeichnete Outlook-Feld im
Kontakteordner übertragen:
a)
Name ->
Nachname
(Lastname)
b)
Vorname ->
Name (a+b)
(Firstname)
c)
Straße ->
Strasse
(HomeAdressStreet)
d)
Ort ->
Ort
(HomeAdressCity)
e)
Telefon 1 ->
Telefon privat
(HomeTelephoneNumber)
f)
Telefon 2 ->
Telefon privat 2
(Home2TelephoneNumber)
g)
Fax ->
Fax Privat
(HomeFaxNumber)
h)
EMail ->
E-Mail
(Email1Adress)
i)
Handy-Nr ->
Mobiltelefon
(MobileTelephoneNumber)
j)
Selekt.-Kriterium ->Kategorien
(Categories)
k)
ID-KundenNr -> Kundennr.
(CustomerID)
Mit
Klicken auf OK erfolgt der Datenabgleich mit Outlook. Beim ersten Datenabgleich
werden alle gewählten Adressen an Outlook übertragen. Bei der Wiederholung des
Datenabgleichs werden nur die Adressen in dem Kontakteordner von Outlook
upgedatet, neu hinzugekommene Adressen werden zusätzlich in Outlook
gespeichert. Es werden keine Einträge in Outlook gelöscht.
Das
oben gezeigte Bildschirmfenster erscheint, nachdem Sie die Objektauswahl mit OK
bestätigt haben. Wählen Sie hier den Kontakte-Ordner in Outlook. Wenn Sie mehr
als einen Kontakteordner angelegt haben (+ Zeichen vor Kontakte), dann wählen
Sie hier den Kontakte-Unterordner. Nach der Bestätigung mit OK erfolgt der
Datenabgleich. Falls Sie einen nicht zulässigen Ordner in Outlook, z.B. den
Kalender gewählt haben, dann erfolgt eine Meldung, dass der Ordner nicht zulässig
ist.
Der
Abgleich kann bis zu einigen Minuten dauern. Nach Ende des Datenabgleichs wird
das Ende der Bearbeitung und die Anzahl der upgedateten und neu aufgenommenen
Adressen angezeigt. Die ID-Kundennummer ist sofern die Übertragung gewählt
ist im Feld Kundennr. Im Kontakteordner in Outlook vorhanden. Sie können
dieses Feld auf dem jeweiligen Kontaktfenster zusätzlich zu Telefonnummern
anzeigen lassen und können daraus erkennen, für welches Objekt und für welche
Wohnung die Adresse angelegt ist.
In
einem künftigen WohnungsManager Update wird es möglich sein, die Stammdaten
zum aktuell in Outlook geöffneten Kontakt anzuzeigen, so dass Sie nicht nur über
die TAPI-Schnittstelle Telefonnotizen eingeben können, sondern auch die zugehörigen
Stammdaten aus dem WohnungsManager sehen.
Der
hier beschriebene Adressen-Abgleich ist nur für Microsoft Outlook 2000 und 2002
(XP) vorgesehen. Wir haben Outlook gewählt, weil dieses Programm sicherlich die
höchste Akzeptanz bei unseren Kunden aufweist. Für Outlook spricht auch die Möglichkeit
der automatischen Protokollierung der Word-Briefe, eMails und Telefonanrufe.
Outlook
ermöglicht eine automatisierte Kundenbetreuung (Client Relations
Management = CRM). Outlook hilft Ihnen mit dem vorliegenden Update bereits heute
in folgenden Bereichen:
a) Telefon-Kontakte: Anrufer werden noch vor Annahme des Gesprächs auf dem
Bildschirm angezeigt (mit TAPI-Schnittstelle). Die Telefonate wirken persönlicher.
Sie haben Vorlaufzeit, sich auf den Kunden bzw. Vorgang einzustellen.
b) Protokollierung des Anrufs im Outlook-Journal mit Gesprächsnotiz,
Zeiterfassung und Eintrag im Terminkalender falls erforderlich.
c) Kunden-Korrespondenz aus Outlook heraus (Word-Brief oder eMail) wird
automatisch im Outlook-Journal protokolliert
d) Im Outlook-Journal können protokollierte frühere Telefonanrufe, Briefe
und eMails gesucht werden.
e) Handwerker-Aufträge können als Projekte erfasst werden mit
Terminerinnerung, Überwachung und Wiedervorlage.
f) Schnellsuche nach Adressen und telefonieren aus Outlook-Kontakten heraus,
ebenfalls mit Protokollierung (s.o.)
g) Sie können auch Serienbriefe und Serien-eMails aus Outlook heraus
erstellen (Achtung: Ist die Übermittlung aller Serien-eMail-Adressen im Kopf
der eMail erwünscht?)
In
den Wohnungs-Stammdaten können auf der Karteikarte Eig.Umlageschl. und
Mieter-Umlageschl. die bisher vorhandenen Schlüssel eingetragen werden.
Zusätzlich ist auf diesen Karteikarten unterhalb der Bezeichnungen Wärme-Zähler...
ein Schaltknopf, mit dem ein neues Fenster für zusätzliche Eingaben zu
Heizkostenverteiler-Daten geöffnet wird. Auf diesem Fenster können 16 zusätzliche
Zähler (Heizkostenverteiler) erfasst werden. Diese Zählereingaben werden
verwendet zusätzlich zu den vier bereits vorhandenen Wärmezählern. Die Wärmezähler
waren ursprünglich für die Daten-Erfassung von Wärmedurchfluss-Messgeräten
und deren Verwendung in der eigenen internen Heizkostenabrechnung vorgesehen.
Mit der Verbreitung der elektronischen Heizkostenverteiler (HKV) wurden zusätzliche
Dateneingabefelder für die eigene Heizkostenabrechnung erforderlich, diese sind
hier verfügbar.
Alle
16 Zähler können bezeichnet werden, z.B. mit der Zählernummer und dem Zimmer.
Die Spalten BewFakt und PrfZahl können frei belegt werden (s.auch
unten).
Der Wärmeverbrauch für die eigene Heizkostenabrechnung wird ermittelt
durch Berechnung der Differenz zwischen altem und neuen Zählerstand bei den
bisher vorhandenen Wärmezählern und der Addition der 16 neuen
Verbrauchsdatenfelder.
Bei der Verwendung von HKVs wird nicht ein Anfangs- und Endbestand
ermittelt, sondern nur der Verbrauch. Die Verbrauchsablesung am HKV kann
entweder bereits gewichtete Daten liefern (Verbrauchsenergie multipliziert mit
der Bewertungszahl, die sich aus der Art und Größe des Heizkörpers ergibt),
oder es werden nicht-gewichtete Daten im Anzeige-Display des HKV angezeigt.
Moderne HKVs werden meist beim Anbringen am Heizkörper programmiert und
liefern dann bereits gewichtete Daten.
Wenn nicht-gewichtete Daten abgelesen werden, dann sind diese Daten im
Feld PrfZahl einzutragen. Im Feld BewFakt wird der Bewertungsfaktor
eingetragen. Das separate Programm WM-Tools kann den nicht-gewichteten
Ablese-Verbrauch multiplizieren und in das Feld Endablesung eintragen.
Bei HKVs mit gewichteter Ausgabe wird der Ablesewert direkt im Feld
Endablesung eingetragen, dieser Wert muss nicht weiter bearbeitet werden.
Im Falle eines unterjährigen Wechsels wird der Ablesewert beim
ausziehenden Bewohner als Endablesung eingetragen und beim Nachfolger als
Anfangsstand vorgetragen. Für die eigene Heizkostenabrechnung wird für
die 16 neuen Zähler die Differenz zwischen Endablesewert und Anfangsstand
angesetzt.
Für die Ablesung ist ein Ableseprotokoll neu enthalten, siehe unten.
Die Heizkostenabrechnung in eigener Regie eröffnet Ihnen einige
Vorteile. Zu nennen ist, dass die Abrechnung schneller vorliegt als bei externer
Erstellung, dass die Erstellung auf dem eigenen PC flexibler im Fall einer
eventuell erforderlichen Änderungen ist und dass die Gebühren für die früher
erforderliche externe Abrechnung im eigenen Haus bleiben. Wir sehen einen Trend
in diese Richtung und bieten auch Workshops an, auf denen die eigene
Heizkostenabrechnung behandelt wird.
Auf der Jahresabrechnung wurden bisher bereits Zählerstände ausgewiesen, wenn Sie auf dem Bildschirmfenster für die Jahresabrechnung diese Option markiert hatten. Neu ist jetzt der zussätzliche Ausweis auch der neuen Zähler. Es werden nur die Zähler gedruckt, bei denen ein Wert eingetragen ist. Zähler und Umlageschlüssel werden auf der Jahresabrechnung nur ausgewiesen, soweit der jeweilige Schlüssel in der Abrechnung verwendet wird. Optional können auch die klassischen Zähler (Wasser und Heizung) informativ ausgewiesen werden, auch wenn die Abrechnung über einen externen Abrechnungsdienst erfolgt. Letzteres nur, wenn Sie diese Option auf Globalebene in der Konfiguration, Karteikarte Abrechnung markieren.
Wählen Sie die gewünschten Objekte und bezeichnen Sie in den nachfolgenden Bildschirm Ihre Suchkriterien.
Nach Bestätigung mit OK folgt die Bildschirmanzeige der gefundenen
Buchungen mit Bezeichnung der Objektnummer. Diese Liste kann ausgedruckt werden.
Sie können die Objekte, den Zeitraum und die Kontengruppe bezeichnen, für welche die Kontoauszüge gedruckt werden sollen. Anstelle der vorgeschlagenen Kontengruppe 17-17.99999 (Kreditoren) können Sie z.B. auch alle Bank-Zwischenkonten (z.B. 12.00100) ausdrucken.
Die
Speicherung der Personenzahl-Berechnung ermöglicht es, eine vorliegende
Berechnung zu modifizieren, ohne alle Daten neu eingeben zu müssen. Zusätzlich
wird die Berechnung dokumentiert und kann in der unten beschriebenen Liste
nachvollzogen werden.
Die Bildschirmanzeige des Personen-Calculators ist erweitert um eine Listbox, in der die bisher durchgeführten und gespeicherten Berechnungen wählbar sind. Sie können mit Klicken auf eine frühere Berechnung die damaligen Daten wieder anzeigen lassen und ggf. ändern.
Die Liste zeigt hauptsächlich den Personen-Eintrag in den Stammdaten, die Anzahl der Bewohntage und das Ergebnis der Multiplikation von Personen mit den Bewohntagen. Sofern eine zeitlich passende Berechnung des Personencalculators gespeichert ist, dann werden noch die für die Berechnung zugrundegelegten Personen und deren Beginn-Datum auf der Liste ausgedruckt.
Bisher waren Kopierfunktionen im Programm enthalten, jedoch in geringerem Umfang und über mehrere Funktionsaufrufe verteilt (teilweise auch WM-Tools). Diese Funktionen sind jetzt auf einem einzigen Bearbeitungs-Bildschirm zusammengefasst und umfassender im Leistungsumfang. Eine Schlüsselbezeichnungen mit dem Vorsatz NV bedeutet nicht verfügbar. Beispielsweise ist das Kopieren von Miteigentumsanteil auf Mieteigentumsanteil nicht verfügbar, weil unlogisch (MEA sind nur einmal vorhanden). Aber unter dem Menü Unterjährig konstante Schlüssel können Sie z.B. MEA in freie Schlüssel 11-50 kopieren.
Die
Ergebnisse der Jahresabrechnungen werden bei Verbuchung der Abrechnung für
historische Auswertungen gespeichert. Über das Menü Info / Div.Listen / Frühere
Jahresabrechnungen können soweit vorhanden frühere Abrechnungsergebnisse gegenübergestellt
werden. Sie können sofern vorhanden drei Abrechnungen vergleichen und
gegebenenfalls Abweichungen ermitteln.
Es
werden Dateien mit den Anfangsbuchstaben GA, gefolgt von der Jahreszahl
zur Auswertung angeboten. Jahresabrechnungen werden seit etwa 1998/99
gespeichert. Bitte wählen Sie die Jahres-Daten, die dargestellt werden sollen.
Mit Anklicken des Felds Umrechnen auf EUR können frühere Daten auf EUR
umgerechnet werden, damit diese mit neuen Abrechnungen in EUR vergleichbar sind.
Die Liste zeigt auch zum Vergleich die aktuelle Planzahl aus dem
Wirtschaftsplan.
Wenn
Sie beim DTA-Saldenausgleich z.B. für die Jahresabrechnung nur die Rückstände
einziehen wollen, aber keine Überweisungen generieren wollen, dann klicken Sie
auf dem Erfassungsbildschirm für den Saldenausgleich das Feld Nur LSE an.