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Potentielle Probleme, Ursachenfindung und Problemlösung

Vorgehen bei Problemen mit eBanking

Keine Altdaten einlesen

Wichtig ist in organisatorischer Hinsicht, dass beim Einlesen im WohnungsManager immer nur die neuen Umsätze zum Einlesen vorgeschlagen werden. Löschen Sie alte MT940-Dateien und bestätigen Sie nach erfolgter Verbuchung im WohnungsManager, dass die Altdatei umbenannt werden kann. Dann erhalten Sie in der Folge nur die jeweils neuen Daten vorgeschlagen.

Datenformat prüfen

Die erste Frage, die bei der Weiterverarbeitung im WohnungsManager zu stellen ist, wenn das eBanking nicht erwartungsgemäß durchgeführt werden dann ist, ob die Bankumsätze richtig eingelesen werden können. Wenn sich bereits beim Einlesen eine Fehlermeldung manifestiert, dann ist zu prüfen, ob es sich bei der Einlesedatei wirklich um eine MT940 handelt. Um dies festzustellen, öffnen Sie die vermeintliche MT940 mit einem Textprogramm, z.B. Microsoft Wordpad und lesen die Datei im Textmodus ein. Erkennungsmerkmal für eine MT940 ist die typische Schreibweise am Datenanfang in folgendem Muster:

:20:STARTUMS

:25:38000024/1234567890    (BLZ/Kontonummer)

:28C:00010/01                        (Auszugnummer)

:60F:C020215EUR1000,00    (Anfangssaldo)

:61:0203010301DR500,00     (Umsatz „Debit“=Abbuchung)

:86:091?00DTAUS ....            (GVZ, Verwendungszweck)

:62F:C020301EUR1500,00    (Endsaldo)

Wenn diese Darstellungsweise vorliegt, dann handelt es sich um eine MT940-Datei. Statt „:86:“ kann auch die Bezeichnung „:NS:“ stehen, dies wird vom WohnungsManager ebenfalls akzeptiert. Nach erfolgtem Einlesen folgen weitere Prüfungsschritte:

Probleme bei der automatischen Zuordnung

  1. Prüfen Sie, ob die Einlesedaten stimmen, noch bevor Sie die automatische Zuordnung veranlassen. Wichtig sind die Daten: Bankkontonummer, Betrag (+/-), Verwendungszweck, für Debitorenzahlungen ist die Übermittlung der Kunden-Bankverbindung wichtig.
  2. Vergleichen sie die eingelesene Kontonummer des Verwaltungskontos, evtl. ist eine Kontonummer-Übersetzung notwendig, wenn mehr als 10 Stellen übermittelt werden. Falls die Kontonummer falsch eingelesen wird, dann prüfen Sie unter der Karteikarte „Optionen“, MT940 drucken, die Angabe in der Zeile „:25:“, dort wird zuerst die BLZ übermittelt und danach die Bankkontonummer, getrennt durch Schrägstrich.
  3. Prüfen Sie die Einstellungen auf der Karteikarte „Optionen“. Haben Sie irrtümlich „gemeinsames Bankkonto“ oder „niedrige Sicherheitsstufe“ markiert?
  4. Falls die Zuordnung der Debitorenzahlungen nicht funktioniert, dann ist evtl. die Kunden-Kontoverbindung nicht oder falsch übermittelt. Eventuell liegt die Ursache auch beim Betragsvergleich, diese Option können Sie ausschalten.
  5. Falls Lastschriften nicht erkannt werden, dann zieht der Abbucher eventuell über ein anderes Kreditinstitut ein. Abhilfe durch Anklicken „Kein Vergleich der Bankkontonummer des Abbuchers“.
  6. Die Funktion der automatischen Zuordnung testen Sie, indem Sie einen nicht zugeordneten Umsatz manuell zuordnen und in die Stammdaten/Lerndatei aufnehmen. Löschen Sie dann die zuvor manuell eingegebene Kontonummer und lassen Sie danach nochmals automatisch zuordnen. In diesem neuen Test-Durchlauf muss dann der Umsatz automatisch zugeordnet sein.

Einzelprobleme und deren Lösung

Problem: Kopie eines Objektes ist im Bestand vorhanden, eBanking Zuordnung auf das falsche Objekt  
Lösung: Bankkontonummer in der Kopie des Objektes löschen.

Problem: Objekt wurde kopiert auf eine andere Objektnummer  
Lösung: Tabelle Lerndatei die Objektnummer ändern.

Problem: Lastschrifteinzug der Stadtwerke von einem anderen Konto (Bankenfusion?)  
Lösung: Entweder den Vergleich der Kontonummer auf der Karteikarte Optionen unterbinden oder in der Lerndatei die neue Bankverbindung manuell eintragen. Dritte Möglichkeit wäre, die Lerndatei mit den neuen Daten zusätzlich zu erfassen.

Struktur des MT940

Nachstehend die Beschreibung des MT940-Formats der Firma Omikron:

MT940 Swift-Format:
http://www.omikron.de/Service/Kunde/Formate/mt940_S.htm

MT940 Non-Swift-Format:
http://www.omikron.de/Service/Kunde/Formate/mt940_NS.htm