Nach erfolgter Abstimmung können die freigegebenen Bankumsätze
verbucht werden, indem Sie auf den Knopf „Buchen“ klicken.
Diese Sammelverbuchung erfolgt im jeweiligen Objekt, wobei
ein Sammel-Buchungsbeleg ausgedruckt wird, sofern der Druck des Sammelbelegs
nicht über die Konfiguration deaktiviert wurde.
Nach erfolgter Verbuchung fragt das Programm, ob die
Original-Bankumsatzdatei (MT940) umbenannt werden soll, damit diese beim nächsten
Einlesen nicht mehr vorgeschlagen wird. Die Umbenennung erfolgt nur hinsichtlich
der Dateiendung, statt STA erhält dann die Datei die Endung BAK
Standardmäßig wird der Verwendungszweck 1 als Buch-Text
verwendet. Falls eine Zuordnung über die Lerndatei mit Änderung des Buchtextes
vorgegeben ist und der Umsatz über die Lerndatei identifiziert wurde, dann wird
in der Tabelle, Spalte Buchungstext ein Buchungstext aus der Lerndatei
verwendet. Dies geschieht, indem der Buchungstext aus der Lerndatei in die
Tabelle Spalte Buchungstext kopiert wird.
Ein abweichender Buchungstext kann auch im Einzelfall in der
Tabelle eingegeben werden.
Normalerweise wird als Belegnummer eine fortlaufende
Belegnummer im jeweiligen Objekt verwendet. Falls in der Tabellen-Spalte
„Belegnummer“ bei einzelnen oder allen Bankumsätzen eine Belegnummer
manuell eingetragen wird, dann wird diese für den jeweiligen Bankumsatz
verwendet.
Bei Mehrwertsteuer-Option wird eine
Mehrwertsteuer-Splitbuchung in der Tabelle vorgemerkt, wenn eine Soll- oder
Istversteuerung in den Verwaltungsdaten des jeweiligen Objektes vermerkt ist.
Der Eintrag in der Tabelle in den Spalten für die Splitbuchung erfolgt
automatisch entweder bei der automatischen Zuordnung oder danach bei der
manuellen Zuordnung, wenn keine automatische Identifikation erfolgt war.
Nur wenn in der Tabelle die Splitbuchung vermerkt ist, wird
diese bei der Verbuchung ausgeführt. Wenn kein Eintrag in der Tabelle vorliegt,
dann erfolgt bei der Verbuchung auch keine Splitbuchung für Mehrwertsteuer.
Bei der MWST-Verbuchung ist zu unterscheiden zwischen
Zahlungseingängen und Lastschriften.
a)
DTA-Sammler
Die MWST-Splitbuchungen sind
bereits bei der Verbuchung der DTA-Datei erfasst worden. Deshalb ist im Stadium
des eBanking keine besondere Berücksichtigung erforderlich.
b)
Zahlungseingänge von Eigentümer/Mieter:
Voraussetzung ist die
IST-Besteuerung. Bei der Soll-Versteuerung erfolgt die Splitbuchung für die
abzuführende MWST bereits mit der Sollstellung. Nur bei der IST-Versteuerung fällt
bei Zahlungseingang die MWST an und ist zu verbuchen. Im Falle der
WEG-Verwaltung liegt nur eine Splitbuchung vor, im Falle der Mietverwaltung mit
Inkasso auch der Kaltmiete fallen zwei Splitbuchungen an. Dies ist für den
Betriebskosten-Vorauszahlungsbetrag die Buchung Soll 95,xxxxx an Haben 18,70000
(abzuführende Mwst) und für die Kaltmiete Soll 85,xxxxx an Haben 18,70000. Der
Zahlungsbetrag geht in einer Summe ein, die Aufsplittung in BK und Miete erfolgt
im Verhältnis der Stammdaten-Eingaben. Wenn eine Änderung der
Mieterzahlungsbeträge (BK oder Miete) in den Stammdaten erfolgt ist, jedoch
noch eine Zahlung für frühere Beträge eingeht, dann müssen die Beträge in
der Tabelle manuell angepasst werden (Ausnahmefall).
c)
Lastschrifteinzug von Lieferanten
Unabhängig von Soll- oder
Istversteuerung fällt die MWST-Erfassung jetzt an, sofern nicht eine DTA Überweisung
vorliegt (oben Fall a).
Die Verbuchung erfolgt Soll
15.20000 (abzugsfähige Vorsteuer) an Haben 49,99999 (Gutschrift aus Vorsteuer).
Nach der erfolgten Verbuchung fragt der WohnungsManager, ob
die MT940-Originaldatei (oder die Sammel-Datei) umbenannt werden soll. Im
Normalfall sollte die Umbenennung der MT940-Datei erfolgen. Wenn die Umbenennung
bejaht wird, dann wird nur die Datei-Endung von STA in BAK geändert. Diese
Umbenennung der Dateiendung ist vergleichbar mit der Umbenennung der
Massen-MT940 beim Sammel-Einlesen und dient auch hier dem gleichen Zweck, dass
beim nächsten Einlesevorgang die abgeschlossene Datei nicht mehr zum Einlesen
vorgeschlagen wird.
Nach erfolgter Verbuchung zeigt der WohnungsManager
gegebenenfalls eine Bildschirmanzeige mit den Fällen, bei denen gemahnt wurde
und mit der vorliegenden Verbuchung ein Zahlungseingang verbucht wurde.
In dieser Liste können die Mahnfälle markiert werden, bei
denen die Mahnstufe zurückgesetzt werden soll. Das Zurücksetzen der Mahnstufe
bewirkt, dass beim nächsten Mahnlauf und Vorliegen eines Rückstandes wieder
die Mahnstufe 1 verwendet wird.
Nach der Verbuchung sind die Original-Bankumsatzdatei (MT940)
und die Weiterverarbeitungsdatei des WohnungsManagers überflüssig. Die jetzt
veraltete MT940 würde beim Neueinlesen künftiger Bankumsätze stören, wenn
diese weiterhin angezeigt wird. Deshalb schlägt der WohnungsManager nach
Abschluss der Verbuchung vor, dass die Originaldatei MT940 anstelle der
Dateiendung „STA“ die Dateiendung „BAK“ erhält. Mit der Dateiendung „BAK“
wird die ursprüngliche MT940 nicht mehr bei der Dateiauswahl für das Einlesen
im WohnungsManager angezeigt, ist aber im Bedarfsfall immer noch inhaltlich
vorhanden mit dem ursprünglichen Dateinamen, jedoch anderer Dateinamens-Endung.
Bei jedem Verlassen der Bearbeitung „Bankumsätze
einlesen“ stellt der WohnungsManager eine Datensicherung der Bearbeitungsdatei
her. Die Information über den Dateinamen für die Sicherungsdatei wird im
WohnungsManager beim Beenden der Bearbeitung angezeigt.
Bei der nachträglichen Änderung einer Buchung gilt, was
generell in jedem Fall einer Änderung berücksichtigt werden soll. Bei der
EA-Rechnung erfolgt eine Auswertung nach Kontonummern. Wenn ein Umsatz per
Umbuchung von einemSachkonto auf ein anderes geändert wird, dann wird der neue
Umsatz eventuell nicht mehr in der EA-Rechnung erfasst, weil als Gegenkonto das
Bankkonto fehlt.
Deshalb empfehlen wir die Löschung der Buchung und die
Neueingabe mit der gewünschten Kontierung.
Nach der Verbuchung der eBanking Bankumsätze wurden
eventuell Sammler auf das Bank-Zwischenkonto ausgebucht. Sofern keine weiteren
DTA-Umsätze vorliegen, die erst später auf dem elektronischen Kontoauszug der
Bank erscheinen, dann muß das Bank-Zwischenkonto den Saldo Null aufweisen.
Die Kontrolle kann auf einfache und schnelle Weise erfolgen,
indem Sie auf Globalebene das Menü Globalablauf / Div.Listen / Statuslisten wählen.
Bei aktivierter Druckvorschau sehen Sie dann nacheinander die Statuslisten aller
gewählten Objekte und können den Saldo kontrollieren. Vermutlich genügt die
Bildschirmanzeige der Statusliste für die Kontrolle, so dass auf einen Ausdruck
der Statuslisten verzichtet werden kann.
Falls in einem Objekt der Saldo des Bankzwischenkontos nicht
Null beträgt, dann sollten Sie über den Kontoauszug im Objekt die Ursache für
die offene DTA-Position prüfen.