Bei der automatischen Zuordnung wird abhängig vom
vorliegenden Umsatz eine jeweils angepasste Identifikationsmethode gewählt.
Wenn ein DTA-Umsatz vorliegt, dann ist dieser normalerweise auf das
Bankzwischenkonto verbucht, bei Zahlungseingängen erfolgt die Suche nach
Kundenkontonummer und bei Abbuchungen primär nach Teilen im Verwendungszweck.
DTA-Umsätze werden bei der Ausführung der DTA-Erstellung
bereits verbucht. Dieser Vorgang wird im WohnungsManager ausgeführt, bevor der
Umsatz auf dem „Kontoauszug“ der Bank erscheinen kann. Die Verbuchung soll
auf ein Bank-Zwischenkonto im WohnungsManager erfolgen, damit der Banksaldo
zwischen Ausführung des DTA und der Verbuchung auf dem Bank-Kontoauszug nicht
differiert. Ein weiteres Kriterium für die Verwendung des Bank-Zwischenkontos
ist, dass auf dem Bank-Kontoauszug der DTA-Umsatz i.d.R. als Sammler erscheint
und folglich auch auf dem Bankkonto 12 als Sammelbetrag verbucht werden sollte.
Die Verwendung des Bank-Zwischenkontos, z.B. 12,00100
erfolgt, indem in den Verwaltungsdaten als Bank-Sachkonto die Kontonummer von
12,00000 auf 12,00100 geändert wird. Der Buchungssatz bei der DTA-Verbuchung
lautet dann bei Lastschriften Soll 12,00100 an Haben div. Debitorenkonten, bei
Überweisungen Soll div. Sach- oder Debitorenkonten an Haben 12,00100.
Bei der automatischen Zuordnung erkennt der WohnungsManager
aus dem Feld „Geschäftsvorfall-Info“, dass es sich um einen Sammler handelt
und prüft, ob das Zwischenkonto vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, wird als
Gegenkonto für den Sammler das Bank-Zwischenkonto eingesetzt.
DTA wird für Lastschriften und Überweisungen verwendet,
folglich lautet die Buchungsvorgabe für Lastschriften Soll 12,00000 an Haben 12,00100. Bei Überweisungen lautet
der Buchungssatz Soll 12,00100 an Haben 12,00000.
Nach der Gegenbuchung auf das Bankzwischenkonto während der
MT940-Verarbeitung ist das Bank-Zwischenkonto wieder auf Null, vorausgesetzt
dass nicht andere Vorfälle noch anstehen.
Im Normalfall können Zahlungseingänge einem bestimmten
Objekt zugeordnet werden und betreffen Zahlungen von Eigentümern oder Mietern.
Ausnahmen liegen vor, wenn ein gemeinsames Bankkonto für mehrere Mietshäuser
verwendet wird oder wenn Rückerstattungen von Versorgungsunternehmen vorliegen.
Scheckeinreichungen können nicht automatisch zugeordnet
werden, da die Möglichkeit der Identifikation des Umsatzes nicht vorliegt.
(zur Verwendung eines gemeinsamen Bankkontos für mehrere
Mietobjekte s.unten)
Die sicherlich weit überwiegende Anzahl der Zahlungseingänge
betrifft Eigentümer- und Mieterzahlungen, bei denen das Objekt über die
Kontonummer des Verwaltungskontos zweifelsfrei zugeordnet werden kann. In diesem
Fall sucht der WohnungsManager in den Stammdaten der Eigentümer und Mieter nach
einer Übereinstimmung der Kunden-Bankverbindung. Wenn ein Eigentümer oder
Mieter mehrfach im gleichen Objekt vorhanden ist, dann versucht das Programm die
zutreffende Wohnung über einen Betragsabgleich und über eine Nennung der
Wohnungsnummer im Verwendungszweck zu ermitteln.
Sofern der Zahler identifiziert wurde, erfolgt ein
Betragsabgleich mit 1 Cent Toleranz. Dieser Betragsabgleich kann auf der
Karteikarte „Optionen“ ausgeschaltet werden.
Wird die Kontonummer nicht in den Stammdaten gefunden, dann
erfolgt kein Vorschlag in der Spalte Haben-Konto. Es kann der Fall sein, dass in
den Stammdaten keine Kontoverbindung gespeichert ist (Neukunde oder erstmalige
Verwendung des eBanking). Dann ist eine manuelle Vorkontierung erforderlich.
Dazu markieren Sie den Bankumsatz und klicken im rechten Bildschirmfenster auf
das Fragezeichen beim Eingabefeld „Konto Haben“. Es erscheint in einem neuen
Bildschirmfenster der Kontenplan des betreffenden Objektes. Wählen Sie den
Eigentümer oder Mieter, auch die Anzeige eines kurzen Kontoauszugs ist über
„?“ möglich. Nach Bestätigung des Kontos fragt das Programm entweder, ob
eine Kontoverbindung aufgenommen werden soll oder – wenn eine andere
Kontoverbindung gespeichert ist – ob die neue Bankverbindung in die Stammdaten
aufgenommen werden soll.
Wenn beim späteren Einlesen der gleiche Bankumsatz wieder
erscheint, dann muss bei Übereinstimmung der Bankverbindung eine automatische
Vorkontierung erfolgen.
Die Methode des Abgleichs der Bankverbindung ist nach unserer
Meinung die sicherste Methode und deshalb jeder anderen Erkennungsmethode
vorzuziehen.
Falls die Bankumsatzdatei keine Bankverbindung der Kunden
enthält, dann kann die Verwendung von Ordnungsbegriffen im Verwendungszweck als
„notwendiges Übel“ bzw. zwangsweisen Ersatz in Betracht gezogen werden. Der
Kunde muss zu diesem Zweck im Verwendungszweck eine Zeichenfolge verwenden, die
ihm mit einem Formularbrief mitgeteilt werden kann. Diese Zeichenfolge
(Ordnungsbegriff) besteht aus einer dreistelligen Objektnummer mit anschließender
dreistelliger Wohnungsnummer, gefolgt von einem Bindestrich und nachfolgender
Debitoren-Kontonummer.
Beispiel:
Objektnummer 099, Wohnung 7, Debitorennummer 1,00700
Ordnungsbegriff:
099007-1,00700
Die Verwendung des Ordnungsbegriffs ist deshalb
problematisch, weil der Hausverwalter vom guten Willen des Eigentümers und
Mieters abhängig ist. Nur wenn der Kunde einen Dauerauftrag entsprechend ändert
oder in seinen manuell erstellten Zahlungsbelegen die Schreibweise exakt einhält,
ist eine automatische Erkennung möglich. Die Erfahrung lehrt, dass man sich
nicht darauf verlassen sollte.
Zahlungsausgänge sind DTA-Überweisungen und Abbuchungen von
Lieferanten. Die Zuordnung von DTA-Umsätzen ist bereits oben beschrieben, die
Behandlung erfolgt sinngemäß wie für Lastschrift-DTA durch Gegenbuchung auf
das Bank-Zwischenkonto.
Lastschriften und Abbuchungen werden über die Lerndatei
identifiziert. Solange eine Lastschrift nicht automatisch erkannt wird, erfolgt
logischerweise keine Vorkontierung des Sollkontos. In diesem Fall markieren Sie
den Bankumsatz und klicken im rechten Bildschirmfensterbereich auf das
Fragezeichen bei „Konto Soll“. Es erscheint der Kontenplan des betreffenden
Objektes. Wählen Sie das zutreffende Sachkonto und klicken Sie auf OK.
Wenn als Konto-Haben das Bankkonto 12,00000 vorhanden ist und
eine Kontoverbindung des abbuchenden Lieferanten vorliegt, dann erscheint ein
Eingabebildschirm für die Speicherung des Erkennungsmerkmals in der Lerndatei.
In diesem Eingabefenster wird der Verwendungszweck angezeigt.
Markieren Sie mit der Maustaste eine wiederkehrende Zeichenfolge, in der obigen
Abbildung die Zeichenfolge „1980146“ , klicken Sie die rechte Maustaste und
wählen Sie „kopieren“. Setzen Sie dann den Mauszeiger in das Eingabefeld
„Konstanter kurzer Suchtext im Verwendungszweck ...“ und drücken Sie wieder
die rechte Maustaste, wählen sie dann „einfügen“. Für die Verbuchung können
Sie dann noch einen abweichenden Buchungstext selbst bestimmen, im vorliegenden
Beispiel statt einer Anzahl nicht aussagefähiger Zahlen den Text
„Kabelanschluss“. Mit OK wird der Umsatz in der Lerndatei gespeichert.
Tip:
Sie können sich vergewissern, ob ein Umsatz mit gleichem
Suchtext-Inhalt im Verwendungszweck das nächste Mal gefunden wird, indem Sie
den Eintrag der Kontonummer Soll wieder löschen und anschließend auf „Autom.
Zuordnen“ klicken. Die Vorkontierung für den zuvor in der Lerndatei erfassten
Umsatz muss jetzt automatisch erfolgen.
In der Standardeinstellung erfolgt die Suche in der Lerndatei
nur im zutreffenden Objekt und nur mit übereinstimmender Bankverbindung des
Abbuchers. Auf der Karteikarte „Optionen“ kann auf den Abgleich mit der
Kontonummer des Abbuchers verzichtet werden. Dies ist sinnvoll, wenn z.B. die
Stadtwerke abwechseln über deren Konto bei Sparkasse und Volksbank einziehen.
Ebenso wie bei Zahlungseingängen kann auch ein
Ordnungsbegriff für Abbuchungen im WohnungsManager verwendet werden.
Die Schreibweise des Ordnungsbegriffs lautet dann wie folgt:
3-stellige Objektnummer + 3 Nullen + Bindestrich +
Sachkontonummer
Beispiel: 099000-41,10000
(Objekt 99 mit Verbuchung auf 41,10000)
Im Falle der Verwendung eines gemeinsamen Bankkontos für
mehrere Objekte kann im WohnungsManager auf der Karteikarte Optionen das Feld
„Gemeinsames Bankkonto für mehrere Objekte“ markiert werden.
Zahlungseingang:
Das Programm erstellt dann nur für die Mieter im Moment der
Bearbeitung eine Tabelle mit den Bankkontonummern der Mieter und sucht in dieser
Tabelle eine übereinstimmende Bankkontonummer. Aus dieser Suche folgt dann eine
objektübergreifende Zuordnung.
Zahlungsausgang:
Lastschriften können objektübergreifend nicht mit
ausreichender Sicherheit und mit befriedigendem Zeitverhalten identifiziert
werden. Es muss eine manuelle Zuordnung auf das betreffende Objekt vorgenommen
werden. Falls eine (falsche) Objektnummer in der Tabelle eingetragen ist, löschen
Sie diese und klicken danach auf das Fragezeichen hinter Konto-Soll. Wählen Sie
jetzt zuerst das Objekt und im nachfolgenden Bildschirm mit dem Kontenplan das
gewünschte Konto.
Wir sind der Meinung, dass das gemeinsame Bankkonto für
mehrere Miethäuser vermieden werden sollte, weil die Fehlersuche in einem
solchen Fall wesentlich aufwendiger ist als beim „Normalfall“, wo pro Objekt
ein separates Bankkonto vorliegt.