Mit der automatischen Zuordnung erstellt der WohnungsManager
die Vorkontierung und falls erforderlich auch MWST-Splitbuchungs-Vorkontierungen.
Der Prozentsatz der automatisch erkannten Umsätze ist bei
der erstmaligen Anwendung des eBankung i.d.R. noch sehr niedrig, weil die
Identifikationsmerkmale für eine sichere Zuordnung fehlen. Nachdem bei der
ersten Ausführung des eBanking manuelle Zuordnungen gespeichert wurden, wird
beim nächsten Durchlauf ein gleicher Umsatz automatisch wiedererkannt.
Die automatische Erkennung der Bankumsätze ist abhängig von
der Art des Umsatzes (Lastschrifteinzug, Überweisung von Eigentümern/Mietern,
DTA-Umsatz). Für die erfolgreiche automatische Zuordnung müssen ggf. auch
Einstellungen gewählt werden, die hier anschließend erklärt werden.
Auf der Karteikarte „Optionen“ finden Sie verschiedene
Einstellungsmöglichkeiten, mit denen die automatische Zuordnung beeinflusst
werden kann. Dies ermöglicht die Berücksichtigung bestimmter Gegebenheiten,
z.B. das Vorliegen von Verwaltungsobjekten mit einem gemeinsamen Bankkonto.
Bei Vorliegen eines gemeinsamen Bankkontos für mehrere
Mietobjekte markieren Sie diese Option. Das Programm ermittelt die mehrfach
vorhandenen Bankkontonummern und behandelt die Objekte, bei denen ein
gemeinsames Bankkonto vorliegt anders als im Normalfall. Die automatische
Zuordnung ist in solchen Fällen schwieriger, weil mehr als ein Objekt für die
Zuordnung in Frage kommt.
a)
Zahlungseingänge auf Mieter-Debitorenkonten werden objektübergreifend
über die Kontonummer abgeglichen. Anders als bei der „normalen“ Zuordnung
werden die Mieter-Kontonummern nicht automatisch in die Stammdaten übernommen,
sondern müssen manuell in den Stammdaten vermerkt werden. Wenn nach der
Kontonummer nicht identifiziert werden kann, dann versucht das Programm über
die Lerndatei zu identifizieren.
Wenn keine Identifikation über die
Kontonummer möglich ist, dann sucht das Programm im Verwendungszweck nach einem
Ordnungsbegriff (OB) und ordnet nach diesem zu, wenn ein OB erkannt wurde.
b)
Zahlungsausgänge werden über die Lerndatei gesucht, wobei
die Identifikation über die Kontonummer des Abbuchers erfolgt. Ohne Kontonummer
des Abbuchers ist keine Identifikation möglich, das betrifft z.B. die
Zinsgutschriften oder Zinsbelastungen durch die kontoführende Bank.
Bei den Umsätzen, die nicht automatisch zugeordnet werden
konnten, muss das Gegenkonto zur Bank manuell gewählt werden.
Wenn diese Funktion gewählt ist, dann werden bei
Zahlungseingängen nicht der Verwendungszweck Zeile 1 verwendet, sondern es wird
ein Buchungstext generiert, bestehend aus dem festen Text „Zahlung“ und dem
Namen 1 des Zahlers aus der Bankumsatzdatei.
Standardmäßig wird als Buchungsdatum das Datum des
Kontoauszugs verwendet. Sie können durch Markieren des Felds „Valuta-Datum
....“ stattdessen das übermittelte Valutadatum als Buchungsdatum im
WohnungsManager verwenden.
Mit dieser Option wird der Ausdruck der Buchungs-Sammelbelege
unterdrückt. Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ kann so interpretiert
werden, dass der Buchungsbeleg in Form des gedruckten Monats-Kontoauszugs der
Bank vorliegt, so dass auf Wunsch auf den Ausdruck des Sammel-Buchungsbelegs
verzichtet werden kann. Wir empfehlen jedoch den Druck der Sammelbelege.
Wenn ein Zahlungseingang von einem Eigentümer oder Mieter
vorliegt, dann erfolgt im Programm die Suche nach der Kontonummer. Gleichzeitig
wird standardmäßig geprüft, ob der eingehende Betrag übereinstimmt mit der
Sollzahlung. Als Toleranz zwischen Soll- und Istzahlung werden 2 Cents berücksichtigt.
Wenn Soll- und Istzahlung mehr als 2 Cents abweichen, dann prüft
das Programm, ob ein Kontorückstand in Höhe der Istzahlung vorliegt. Auch hier
werden 2 Cents toleriert.
Stimmen weder Sollzahlung noch Rückstand mit der Istzahlung
überein, dann prüft das Programm, ob die Wohnungsnummer im Verwendungszweck
genannt wird. Verläuft auch dieser Abgleich negativ, dann sucht das Programm im
gleichen Objekt nach einer weiteren Wohnung mit der gleichen Bankkontonummer für
den Fall, dass ein Eigentümer zwei oder mehrere Wohnungen besitzt. Auf diese
Weise besteht dann die Chance, dass die richtige Wohnung für die Zahlung
zugeordnet werden kann.
Dieses System der „kaskadierenden“ Suche kann durch
Markieren der Checkbox „Zuordnung Debitoren-Zahlungseingänge ohne
Betragsabgleich“ unterlaufen werden. Wenn diese Option markiert ist, dann
akzeptiert das Programm die erste gefundene Wohnung mit zutreffender Kontonummer
ohne Betragsabgleich und ohne weitere Prüfungen.
Diese Option wirkt sich nur auf die Identifikation von
Ausgaben aus der Lerndatei aus. Wenn diese Option gewählt ist, dann sucht das
Programm in der Lerndatei nur nach der Kontonummer des Abbuchers und verwendet
den ersten gefundenen Eintrag für den Buchungsvorschlag.
Bei dieser Methode ist es so, dass objektübergreifend die
erste zufällig gefundene Kontierung verwendet wird. Da diese Methode keine
befriedigende Sicherheitsstufe darstellt, sollte sie mit Bedacht gewählt
werden.
Hier erfolgt die Suche nur im identifizierten Objekt.
Auch diese Einstellung wirkt sich wie die vorhergehende nur
auf die Identifikation von Ausgaben
aus. Falls im Bankumsatz keine Kontonummer vorhanden ist (z.B. bei Bankgebühren),
dann sucht das Programm auch ohne Markierung dieser Option nach der nachfolgend
beschriebenen Methode.
Die Suche erfolgt in der Lerndatei innerhalb des zutreffenden
Objektes nur nach dem Suchtext in der Lerndatei. Wenn diese Suche erfolglos
blieb, dann sucht das Programm im zutreffenden Objekt nach den ersten 10 Stellen
des Namens 1 im Bankumsatz in der Lerndatei. Dieser zweite Suchlauf scheint auf
den ersten Blick sonderbar, ist aber häufig von Bedeutung für die
Identifikation von Bankgebühren.