Der WohnungsManager ist in der Lage, Bankumsatzdaten von
beliebig vielen Banken und beliebig vielen Objekten in einem einzigen
Bearbeitungslauf zu verarbeiten, er ist multibanken- und multikontenfähig. Es
wird nicht objektbezogen separat im jeweiligen Objekt gebucht wie bei der früheren
manuellen Buchungserfassung, sondern es erfolgt eine gemeinsame Verarbeitung auf
Globalebene.
Dies hat auch organisatorische Auswirkungen für größere
Hausverwaltungen. Wir sind der Meinung, dass die früher beim manuellen Buchen
oft gehandhabte Aufteilung von Objektbereiche auf mehrere Personen beim eBanking
nicht mehr zu empfehlen ist. Es ist u.E. besser, die Durchführung des eBanking
einer einzigen Person zu übertragen, die in der Lage ist, in einem Bruchteil
der Zeit die früher manuelle Arbeit mehrerer Personen zu erledigen.
Die Banksoftware erstellt bei jedem Umsatzabruf entweder eine
MT940-Datei pro Konto oder eine Sammeldatei für alle abgerufenen Bankkonten.
Abhängig von der Banksoftware lesen Sie dann in den WohnungsManager nur eine
einzige Datei ein oder eventuell Dutzende von Einzeldateien. Für das Einlesen
vieler Einzeldateien ist im WohnungsManager eine Sammel-Einlesefunktion
enthalten.
Sie können eine einzelne MT940-Datei oder auch nacheinander
eine kleine Anzahl von Dateien über den Knopf „Lade MT940“ einlesen.
Nach dem Klicken auf „Lade MT940“ erscheint ein Hinweis,
dass die Datei eine Dateiendung STA aufweisen soll, nach Bestätigung folgt ein
Datei-Öffnen-Bildschirmfenster. Wenn erforderlich können Sie hier wie im
Windows-Explorer die Verzeichnisse durchsuchen. Durch Markieren und Klicken auf
„Öffnen“ wird die MT940 in die Tabelle eingelesen. Diesen Vorgang können
Sie mit mehreren MT940-Dateien wiederholen. Schneller geht das Einlesen mehrerer
MT940-Dateien über das anschließend beschriebene Sammel-Einlesen.
Sofern mehrere oder eine Vielzahl von einzelnen MT940-Dateien
vorliegen, empfiehlt sich das Einlesen dieser Dateien über die Karteikarte
„Optionen“ und den Schaltknopf „MT940 Sammel-Einlesen“.
Danach sehen Sie einen Anzeigebildschirm, auf dem alle
Dateien mit der Dateiendung „STA“ aufgelistet sind, die sich in dem
Verzeichnispfad für MT940 befinden.
Bei der erstmaligen Einsatz der eBanking-Funktion im WohnungsManager sind eventuell viele Alt-Dateien in diesem Fenster enthalten. Löschen Sie im Windows-Explorer die unerwünschten Alt-Dateien, so dass nur noch die neuen Dateien angezeigt werden, die bearbeitet werden sollen.
Wenn das Feld „Sofort als 1 Datei einlesen“ markiert ist,
dann werden alle markierten Dateien in einer neuen Datei mit der Bezeichnung
MT940xxx.sta zusammengefasst, wobei die vielen Einzeldateien nach Bestätigung
durch den Anwender von der Dateiendung STA auf die Dateiendung BAK umbenannt
werden. Nachdem die Sammeldatei verbucht wurde, wird auch die Sammeldatei auf
die Dateiendung BAK umbenannt, so dass beim nächsten Sammel-Einlesen nur noch
die neuen, noch nicht verarbeiteten MT940-Dateien zum Sammel-Einlesen
vorgeschlagen werden.
Wenn das System auf aktuellem Stand ist, dann können alle im
Fenster angezeigten MT940-Dateien gesammelt eingelesen werden. Voraussetzung ist
jedoch, dass die Banksoftware immer nur die noch nicht eingelesenen Dateien
„liefert“, was normalerweise der Fall ist.
Für die Erstellung der UMSATZ.TXT im SAP-Format ist ein
manueller Export als zusätzlicher Bearbeitungsschritt in der Banksoftware
notwendig. Nicht alle Bankprogramme enthalten diese Funktion, deshalb haben wir
das Einlesen dieses Datenformats nur als Ersatzlösung für den MT940-Import im
WohnungsManager eingefügt. (siehe auch oben)
Das Einlesen erfolgt durch Klicken auf den Knopf „SAP
Umsatz.txt einlesen“. Die Auswahl der Datei „Umsatz.txt“ erfolgt in dem Öffnen-Fenster
ebenso wie beim Einzel-Einlesen einer MT940.
Ein Nachteil der SAP-Umsatzdatei besteht darin, dass aus dem Bankprogramm nur kontenbezogen in eine Datei mit dem Namen UMSATZ.TXT exportiert werden kann. Aus diesem Grund ist eine Multibanken-/Multikontenerfassung nicht möglich, sondern es kann nur kontenweise eingelesen werden.
Bei der Übermittlung der Bankkontonummer für das
Verwaltungskonto wird in der Regel die maximal 10-stellige Nummer verwendet. Das
ist die Norm. Ausnahmsweise verwenden manche Banken auch eine mehr als
10-stellige Nummer, wobei evtl. die Filialnummer der 10-stelligen Kontonummer
vorangestellt wird.
Der WohnungsManager verwendet nur die maximal zulässige
10-stellige Kontonummer, die auch vom ZKA für den Datenträgeraustausch
zugelassen ist. Damit auch die Ausnahmefälle mit mehr als 10-stelliger
Kontonummer im WohnungsManager verarbeitet werden können, ist eine Übersetzungsfunktion
im WohnungsManager enthalten.
Die Übersetzungstabelle befindet sich auf der Karteikarte
„Übers.Tabelle“. Tragen Sie hier falls erforderlich die längere
Kontonummer ein und in der Spalte „Standard KtoNr“ die der Konvention
entsprechende maximal 10-stellige Kontonummer. Die Spalte Bemerkung dient zu
Ihrer Information.
Unabhängig davon, ob eine einzelne MT940-Datei, eine
Sammeleinlese-Datei oder eine SAP-Datei eingelesen wird, erfolgt der Datenimport
in eine einheitliche Tabelle für die Weiterverarbeitung. Die Einlese-Datei trägt
immer den Namen BANKUMS.DBF und wird in dem Arbeitsdaten-Verzeichnis angelegt.
Deshalb ist es nicht möglich, dass zwei oder mehrere Personen zur gleichen Zeit
eBanking durchführen.
Die nach dem Einlesen sichtbare Tabelle enthält die für die
Weiterverarbeitung wichtigen Daten, das sind:
Die obigen Daten werden aus der MT940 ausgelesen. Zusätzlich
werden in der Tabelle im WohnungsManager noch weitere Bearbeitungs-Spalten für
die Weiterverarbeitung angelegt. Dies sind:
Wichtigste Daten für die Weiterverarbeitung sind die Daten
der Vorkontierung, bestehend aus Objektnummer, Konto Soll und Haben sowie ggf.
die MWST-Splitbuchungsdaten.
Der nächste Schritt der Weiterverarbeitung im
WohnungsManager ist die automatische Zuordnung, bei der eigentlich 99% aller
Buchungen automatisch erkannt werden sollten.
Die automatische Vorkontierung erfolgt auf Knopfdruck, danach
noch offene Soll- oder Habenkonten werden bei jedem Umsatz einzeln gewählt. Zu
dem jeweils markierten Umsatz werden die Detail rechts angezeigt. Für die
manuelle Zuordnung klicken Sie auf das Fragezeichen neben dem fehlenden Soll-
oder Habenkonto und wählen das gewünschte Konto auf dem Bildschirm. In der
Kontenauswahl kann zum markierten Objekt auch ein Kontoauszug (interne Buchführung)
des letzten Quartals angezeigt werden. Dieser interne Kontoauszug soll Ihnen
helfen,