Die Durchführung des DTA ist im Handbuch zum WohnungsManager
ausführlich beschrieben. Ergänzend hier interessante Detailinformationen und
die DTA-Schnittstelle zum Bankprogramm.
Der Verwendungszweck im Lastschrifteinzug wird standardmäßig
vorgegeben. Folgende Verwendungszwecke sind vorgegeben
1)
Einzug der Soll-Vorauszahlung
a)
Eigentümer: „HAUSGELD WOHNG.“ und Wohnungsnummer, falls Gewerbeeinheit in den Stammdaten
gewählt ist, wird anstelle WOHNG die Bezeichnung VERW.EH. gefolgt von der Nummer verwendet.
b)
Mieter: „WOHNGELD“ und Wohnungsnummer, falls
Gewerbeeinheit in den Stammdaten gewählt ist, wird anstelle WOHNG die
Bezeichnung VERW.EH. gefolgt von
der Nummer verwendet
2)
Einzug des Kontorückstandes
Eigentümer und Mieter: „FAELL.ZAHLG.“
und Wohnungsnummer, falls Gewerbeeinheit in den Stammdaten gewählt ist, wird
anstelle WOHNG die Bezeichnung VERW.EH. gefolgt von der Nummer verwendet
Auf Objektebene kann im Menü Stammdaten / Verwaltungsdaten
auf der Karteikarte „Verwaltung“ gewählt werden, ob der Sollbetrag oder der
Kontorückstand eingezogen werden soll, ferner ist auch der Text des
Verwendungszwecks gestaltbar.
Wenn die Eingabefelder „Verwendungszweck ...“ frei
bleiben, dann wird der oben genannte Text verwendet. Mit Eingabe eines
abweichenden Textes wird der Text für den Verwendungszweck geändert. Es ist möglich,
hier auch Platzhalter einzufügen.
Wenn eine MWST-Option vorliegt, die Sollzahlung eingezogen
wird und die Verwaltungseinheit optiert ist, dann wird eine zweite Zeile im
Verwendungszweck angefügt, auf der folgender Text enthalten ist: „ENTH.MWST“
und der Betrag der Mehrwertsteuer, gefolgt von dem Text „MONAT“ und der
zweistelligen Monats-Ziffer. Diese zweite Zeile wird immer angefügt wenn die
Voraussetzungen vorliegen, auch wenn ein abweichender Text in Zeile 1 des
Verwendungszwecks gewählt wird.
Beim Einzug von Konto-Rückständen erfolgt kein Hinweis auf
enthaltene Mehrwertsteuer, weil bei einem Kontosaldo nicht sicher ist, ob dieser
Rückstand Mehrwertsteuer enthält oder nicht. Es ist der Fall denkbar, dass
eine Zusatzleistung als durchlaufender Posten weiterberechnet wird, bei der kein
Mehrwertsteuerausweis zulässig sein könnte.
Ein Platzhalter ist ein Befehl in einer exakt vorgegebene
Schreibweise, wobei das Programm an die Stelle des Platzhalters eine Angabe aus
den Stammdaten einfügt, z.B. die Wohnungsbezeichnung oder andere Informationen
aus den Datenquellen Eigentümer („E“ = objekt.dbf), Mieter („M“ =
Mieter.dbf) oder aus der Objekt-Verwaltungsdatenbank („A“ = Auswahl4.dbf).
Der Platzhalter beginnt mit Chevron-links (Alt+174) und endet mit Chevron-rechts (Alt+175). Nach dem Chevron links folgt der Buchstabe der Datenquelle, z.B. „E“ und eine dreistellige Zahl, z.B. „002“ für die Wohnungsnummer. Die dreistellige Nummer für das Informationsfeld, das verwendet werden soll, kann im Zweifelsfall über das Menü Info / Div.Listen / Datenbanklisten und Wahl der Datenquelle nachgesehen werden. Nach Öffnen der Datenbank (Datenquelle) werden alle verfügbaren Datenfelder angezeigt, das gewünschte Feld muss jedoch abgezählt werden, z.B. 002 für Whg_Nr.
Die Funktion „autom. Saldenausgleich“ kann auf
Objektebene im Menü Buchen / Sammelbuchen aufgerufen werden. Auf der
Bildschirmanzeige erscheinen alle Debitorenkonten mit Rückständen und
Guthaben. Voraussetzung für den Vorschlag als Lastschrifteinzug ist ein Rückstand,
das Vorliegen der LSE-Ermächtigung und die Kontoverbindung. Voraussetzung für
Überweisungen ist nur das Vorliegen einer Kontoverbindung.
Diese Funktion eignet sich z.B. für das Auskehren von
Abrechnungsergebnissen nach der Verbuchung der Jahresabrechnung. Es werden für
die markierten Saldenausgleiche automatisch Individual-Lastschriften bzw. Überweisungen
erstellt. Diese können auf Objektebene im Menü Buchen / Bearbeite
Indiv.Lastschriften bzw. Bearbeite Überweisungen geändert oder gelöscht
werden. Die Ausführung dieser anstehenden Zahlungsaufträge erfolgt mit der
„normalen“ DTA-Ausführung, wenn die betreffende Bearbeitung markiert wird.
Überweisungen können einzeln erfasst / geändert / gelöscht
werden auf Objektebene im Menü Buchen / Erfasse Überweisungen. Eine
automatische Erfassung von Überweisungen kann im Saldenausgleich erfolgen. Bei
beiden Methoden werden die Überweisungsdaten für die spätere DTA-Ausführung
erfasst und gespeichert.
Neu und im Handbuch Stand 2001 noch nicht enthalten ist die Möglichkeit,
sowohl bei Überweisungen als auch bei Individual-Lastschriften zwei
Verwendungszwecke zu belegen. Seit Juni 2002 können Überweisungen zusätzlich
mit Fälligkeitsdatum versehen werden. Wenn bei einer Übereisung ein
Fälligkeitsdatum gespeichert wurden, dann erfolgt die Ausführung der
Überweisung im DTA-Lauf nur dann, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist (am
Tag der Fälligkeit) oder wenn das Fälligkeitsdatum überschritten ist.
Die Bank-Dispoliste im Globalmenü Cash-Management und
DTA-Optionen / Cash-Management Bank Dispoliste zeigt bereits vor der Ausführung
des DTA
Diese Liste stellt ein Kontroll- und Dispositionswerkzeug
dar.
Der WohnungsManager erstellt eine DTA-Datei zweifach. Sofern
in der Konfiguration ein Verzeichnispfad für das Bankprogramm angelegt wird,
erfolgt die Speicherung der Datei in diesem Verzeichnis. Andernfalls wird die
DTA-Datei auf das Root-Verzeichnis des Datenlaufwerks (z.B.
„C:“ oder Serverlaufwerk) geschrieben. Eine Sicherungskopie wird in
das Datenverzeichnis, z.B. WM32a kopiert, wo sich die Arbeitsdaten befinden.
Es ist nicht selten, dass die Konten bei unterschiedlichen
Banken liegen. Zur Unterscheidung der Dateien legt der WohnungsManager die
DTA-Datei mit den ersten 5 Buchstaben der Bank (aus den Verwaltungs-Stammdaten
ermittelt) an, gefolgt von drei fortlaufend hochgezählten Ziffern und mit der
Dateiendung DTA an.
Im Bankprogramm wird die entsprechende DTA-Datei für die
jeweilige Bank importiert und per Rundruf an die jeweilige Bank gesandt. Falls
das Bankprogramm die eingelesene DTA-Datei nicht löscht oder umbenennt, sollten
Sie als Verwalter dies selbst manuell vornehmen.
Die Sicherungsdateien bleiben im Datenverzeichnis für die
Arbeitsdaten so lange gespeichert, bis der Verwalter im WohnungsManager auf
Gobalebene eine Indexierung durchführt und bei dieser Gelegenheit das Feld
„Sicherungskopien der DTA-Bankdisketten löschen“ markiert.
