WohnungsManager Update 08/2005
Jahresabrechnung
Saldovorträge
Informativer
Ausweis des Tagessaldos
Kontenübersicht
Heizkosten
Verwaltergebühren
Jahresumlagen
Rücklagen
Lieferanten-Überweisungen
Formatierung
der Adresse nach DIN 5008
WORD-Briefe
direkt aus dem Stammdatenfenster
WORD-Briefe
direkt aus Allg. Adressen
Löschen
von alten HTML / XLS-Dateien
HTML-Auswertung
wahlweise mit Internet-Explorer oder Excel
Mahnung
mit neuem Platzhalter Tagesdatum + 10 Tage
Geburtstags-Erinnerung
zur Kontaktpflege
Für die
Jahresabrechnungen können bekanntlich Saldovorträge der Debitorenkonten
unterdrückt werden. Diese rechnerisch ermittelten Saldovorträge können im
Menü Abrechnungen/Abrechnungs-Schnitt/Anrechenbare Debitoren-Salden angezeigt und verändert werden.
Die Umlage-Salden können im Menü
Abrechnungen/Abrechnungs-Schnitt/Abrechnungs-Konten Anzeige geändert werden.
Tip:
Wenn jedoch im Menü Abrechnung/Abrehnungs-Schnitt/Abrechnungskonten-Anzeige ein Umlagekontosaldo oder die Salden der
91/95er Konten geändert werden,
dann führt dies später bei der Verbuchung der Jahresabrechnung zu Differenzen
auf den geänderten Konten in der "normalen" Buchführung. Wenn zum
Beispiel ein Umlagekontosaldo auf diese Weise geändert wird, dann wird bei der
Verbuchung der Abrechnung nicht mehr der Kontosaldo umgebucht, sondern der
geänderte Betrag, mit der Folge, dass das Umlagekonto nicht "geleert"
wird und ein Saldovortrag bei der nächsten Jahresabrechnung erscheint.
Auf der
Jahresabrechnung (WEG und Mieter) kann jetzt der Debitoren-Tagessaldo informativ
ausgewiesen werden, wenn in der Konfiguration auf Globalebene unter
"Abrechnung" die erste Checkbox angeklickt wird und auf dem Bildschirm
für die Jahresabrechnung im jeweiligen Objekt diese Option gewählt wird.
Folgende Zeile wird dann auf der Jahresabrechnung eingefügt: "Ihr Konto
weist am .... ohne obiges Abr.Ergebnis folgenden Rückstand (oder Guth.) auf:
......."
Diese
Funktion war bisher nur für Mieterabrechnungen aktiviert. Es wird der tatsächliche
Debitoren-Kontostand am Tag der Erstellung (des Ausdrucks) der Jahresabrechnung aufgeführt.
Urteil
des OLG Düsseldorf v.3.12.2004: Betr. "Fehlende Kontenübersicht" auf
einer Abrechnung. Der WohnungsManager ist nicht betroffen, Sie können seit
langen Jahren bereits Bankkonten mit Anfangs- und Endbestand ebenso wie beliebig
viele Rücklagenkonten ausweisen. Auch der Ausweis von maximal 256 frei wählbaren
Kontoauszügen mit Umsätzen als Anlage zur Jahresabrechnung ist seit langem möglich.
Neu haben wir hier eingefügt, dass zusätzlich maximal 256 Konten frei wählbar
sind, die auf der Anlage zur Jahresabrechnung nur mit Anfangssaldo, Summen der
Soll- und Habenumsätze im Zeitraum und dem Endsaldo ausgewiesen werden. Es
werden keine Einzelbuchungen aufgeführt. Das
soll Papier sparen. Die Funktion ist wählbar auf der Jahresabrechnung über die
neue Checkbox "Frei wählbare Kontensalden beifügen".
Benchmarking ist nicht nur ein Modewort, sondern bezeichnet im WohnungsManager eine Reihe von sinnvollen Vergleichs-Auswertungen. Diese Listen ermöglichen Ihnen als Verwalter, den Verwaltungsbeiräte und den Eigentümern Informationen anhand zu geben, die Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Zum Beispiel zeigt die Benchmarkliste für Heizkosten, auf welchem Einsparungsniveau sich das verwaltete Objekt bewegt. Die Benchmarkliste "Verwaltergebühren" zeigt die Rangfolge der Einnahmen pro Einheit. Die Liste der Abrechnungs-Umlagen zeigt das Verhältnis der Umlagen zur Fläche. Die Rücklagen-Rangliste deckt schwach ausgestattete Objekte auf. Die Benchmarkliste für Lieferanten-Überweisungen hilft Ihnen bei Verhandlungen mit Lieferanten, den Rang und die Entwicklung der Umsätze aufzuzeigen.
Über
alle bzw. wählbare Objekte hinweg erfolgt eine Auswertung der Heizkosten. Die
Rangfolge beginnt mit dem Objekt mit den geringsten Heizkosten pro m2. Basis der
Auswertung ist die aktuelle „Abrechnungs-Schnitt“-Datei (Abr_Ktn) und die
entsprechende Datei aus dem Vorjahr. Aus diesen Dateien werden die
Umlagepositionen mit einem der folgenden Umlageschlüssel addiert: 109, 110,
509, 510. Die Gesamt-Wohnfläche wird berechnet aus der beheizten Fläche oder
sofern dieser Wert in der jeweiligen Wohnung fehlt, aus der normalen Wohnfläche.
Die Gesamt-Wohnfläche wird nur aus den aktuellen Daten ermittelt, so dass eine
Änderung der Wohnflächen unberücksichtigt bleibt. Objekte ohne die o.g.
Umlageschlüssel werden mit Null-Heizkosten am Ende der Liste ausgewiesen.
Folgende
Spalten werden in Excel angezeigt: Rangfolge nach m2-Heizkosten, Objektnummer,
Objektbezeichnung, Heizkosten im Abrechnungs-Schnitt, m2-Fläche, Heizkosten pro
m2 (Spalte 4 / Spalte 5), Berichtsdatum, Heizkosten im Jahr davor, m2-Heizkosten
im Jahr davor.
Die
Heizkosten im Berichtszeitraum werden addiert dargestellt, ebenso die m2-Fläche,
daraus wird der Durchschnitt berechnet, der das gewichtete Mittel über alle
Objekte hinweg darstellt. Objekte ohne Heizkostenschlüssel werden bei der Fläche
nicht mitgezählt, so dass der Durchschnitt sich auf die Objekte bezieht, bei
denen Heizkosten umgelegt werden.
Diese
Benchmarking-Liste zeigt die Auswertung der Verwaltergebühren über alle bzw.
gewählte
Objekte hinweg. Das Sachkonto für das in allen Objekten möglichst gleiche
Konto wird rechts oben gewählt. In der in Excel ausgegebenen Liste werden
folgende Spalten angezeigt: Rangfolge nach der Höhe der Verwaltergebühr pro
Wohneinheit (Verw.Einheit), Objektnummer, Objektbezeichnung, Summe der
Verwaltergebühren aus dem „Abrechnungs-Schnitt“, Anzahl der Einheiten,
Verwaltergebühr pro Einheit, Berichtsdatum, Verwaltergebühr Vorjahr und
Verwaltergebühr pro VE im Vorjahr. Addiert werden die Spalten Verwaltergebühr
und Verwaltungseinheiten, daraus wird der Durchschnitt berechnet.
Die
Benchmarking-Liste für Jahresumlagen ist eine Auswertung des
„Abrechnungs-Schnitts“, wobei die Salden aller Konten mit Umlageschlüssel
addiert werden. Angezeigt werden folgende Spalten: Rangfolge nach Umlage pro m2,
Objektnummer, Objektbezeichnung, Umlage gesamt, m2-Fläche, Umlage pro m2,
Berichtszeitraum, Umlagesumme im Jahr davor und Umlage pro m2 im Vorjahr.
Da die
Abrechnungs-Zeiträume unterschiedlich sein können, kann auch die zeitliche
Basis für die Datenermittlung differieren. Aus diesem Grund ist der
Berichtszeitraum angegeben.
Summiert
werden die Gesamt-Umlagen, die m2-Fläche, daraus wird der rechnerische
Durchschnitt ermittelt.
Die
Benchmarking-Liste für Rücklagen ist eine Auswertung des Abrechnungs-Schnitts
hinsichtlich der Kontoart-Kennzeichnung „R“. Die Kontoart wird bekanntlich
im Konto-Service-Center eingetragen, bei Rücklagen mit dem Kennzeichen „R“.
Sie sollten diese Kennzeichnung immer mit dem Bedienknopf „Kontoart“
eingeben, weil nur dann auch eine Kennzeichnung im Abrechnungs-Schnitt erfolgt.
Eine Kennzeichnung früherer Abrechnungsjahre erfolgt jedoch nicht mehr, so dass
sich eine nachträgliche Kennzeichnung nur auf den aktuellen Abrechnungs-Schnitt
auswirkt.
Folgende
Spalten werden in Excel angezeigt: Rangfolge nach Rücklage pro m2 der Objekte
mit Rücklagekonten und m2-Fläche, Objektnummer, Objektbezeichnung, Rücklagen-Summe,
m2-Fläche, Rücklage pro m2 (Rücklagen-Summe / m2), Berichtszeitraum, Rücklagen-Summe
im Jahr davor und Rücklagen pro m2 im Vorjahr. Addiert werden die Spalten 4 und
5, daraus wird der Durchschnitt errechnet. Bei der Berechnung des Durchschnitts
werden auch Objekte mit unvollständigen Angaben addiert.
Diese
Benchmarking-Liste soll Information darüber geben, welche Summen an einzelne
Lieferanten überwiesen wurden. Wichtige Voraussetzung ist jedoch, dass bei der
Anlage einer neuen Überweisung nicht eine alte, ausgeführte Überweisung
wieder aktiviert und überschrieben wird, weil sonst eine Addition der ausgeführten
Überweisungen falsch wird.
Ausgewertet
wird die Datenbank UEBERW. Summiert
werden alle ausgeführten und noch nicht ausgeführten Überweisungen des
laufenden Kalenderjahres und die ausgeführten Überweisungen im Kalenderjahr
davor. Die Identifizierung der Lieferanten erfolgt über deren Bank-Kontonummer.
Deshalb ist es möglich, dass ein Lieferant mehrfach aufgeführt wird, wenn Sie
an unterschiedliche Bankkontonummern des gleichen Lieferanten überwiesen haben.
Folgende
Spalten werden in Excel angezeigt: Rangfolge im laufenden Jahr nach dem
Gesamtbetrag der Überweisungen, Rangfolge im Kalenderjahr davor, Bankkonto,
Name des Lieferanten, Gesamtbetrag der Überweisungen (ausgeführt und noch
nicht ausgeführt) im laufenden Kalenderjahr, Summe der noch nicht ausgeführten
Überweisungen im laufenden Kalenderjahr, Überweisungen im Vorjahr
Bisher konnten A-Sätze (DTTECA-Datei) von Heizkosten-Abrechnungsdiensten nur auf Objektebene und nur für das jeweilige Objekt eingelesen werden. Neu ist jetzt die Möglichkeit, auf Globalebene die A-Sätze für mehrere Objekte innerhalb einer einzigen Datei einzulesen. Dies ist wichtig, weil die Heizkostenabrechner die Daten in Zukunft per eMail senden. Auch das Einlesen von DTTECD-Sätzen ist jetzt auf Globalebene möglich.
In der eigenerstellten Heizkostenabrechnung war bisher für Heizungs- und Warmwasser-Grundkostenanteil nur ein gemeinsamer Schlüssel, nämlich die beheizte Fläche, möglich. Jetzt ist es möglich, für Heizung und Warmwasser-Aufbereitung unterschiedliche Schlüssel zu wählen.
Damit ist
es auch möglich, bei unterjährigem Zugang einer Wohnung in der eigenerstellten
Heizkostenabrechnung den Zeitraum vor Bezugsfertigkeit komplett aus der
Heizkostenabrechnung herauszunehmen. In solchen Fällen soll dann statt des
"normalen" Schlüssels Wohnfläche oder beheizter Wohnfläche ein Schlüssel
im Bereich 61-70 verwendet werden.
Nach DIN
5008 Änderung 2005 entfällt neuerdings die Leerzeile im Adressfeld zwischen
Strasse und Ort. Dies ist jetzt Standard im Programm. Die bisherige
"alte" Schreibweise kann jedoch in der Konfiguration auf der
Karteikarte "Allgemein" trotzdem noch gewählt werden.
Ebenso
wie bisher im PDC-Menü (Globalebene-Adressen) können jetzt zusätzlich auch
aus den Stammdaten auf Objektebene WORD-Briefe (Serienbriefmodus) erstellt
werden.
HTML und
XLS-Archiv-Dateien können jetzt auf Globalebene objektselektiv und
datumsselektiv gelöscht werden. Die Gesamt-Jahresabrechnungs-Dateien werden
nicht gelöscht. Damit ist es möglich, z.B. die HTML und/oder
Excel-Archivdateien früher als 25.4.2004 zu löschen.
Standard-Listen,
die im HTML-Format neuerdings angezeigt werden, können jetzt wahlweise wie
bisher in Excel oder jetzt auch im Internet-Explorer angezeigt und ausgedruckt
werden. Die Wahlmöglichkeit wird auf Globalebene - Menü Konfiguration -
Programmeinstellungen eingegeben. Die HTML-Dateien sind wie bisher gespeichert
und können beliebig weiterverarbeitet werden.
Neuer
Platzhalter verfügbar: <<X09>> für Systemdatum plus 10 Tage (Chevron-links,
großes X, Zahl 9, Chrevron-rechts)
Speicherung
und Auswertung eines Geburtstags für die Hauptadresse in den Stammdaten. In den Masken Wohnungs-Stammdaten-Eigentümer
und -Mieter kann jetzt ein Geburtsdatum gespeichert werden. Über das Menü
Globalablauf - Div.Listen-Geburtstage.... kann eine Liste der Geburtstage für
den laufenden Monat gedruckt werden. Mit Anklicken von "VB" werden nur
die Geburtstage der Verwaltungsbeiräte ausgegeben, sofern dieses
Selektionsmerkmal in den Stammdaten vermerkt wurde.
Wenn Sie
am Tag des Geburtstags eines Eigentümers oder Mieters (Hauptadresse) das PDC-Menü aufrufen,
dann erfolgt mit roter Farbe der Hinweis, dass der Kunde heute Geburtstag hat.