WohnungsManager
Inhalt
Update
Verbands-Logo
oder grafisch gestalteten Briefkopf
drucken
Plausibilitätskontroll-Liste
in der eigenerstellten Heizkostenabrechnung
Zusätzliche
Platzhalter bei Serienbriefen für Handy, eMail und iNet-Code
Ab der
Programmversion vom 6.2.03 können Sie die Möglichkeit nutzen, zusätzlich zum
bisherigen Briefkopf ein Verbands-Logo oder ein eigenes Firmen-Logo (anstelle
des bisher vom Programm vorgegebenen Briefkopfs) bei folgenden WohnungsManager
Ausdrucken zu verwenden.
Der Druck
des Logos erfolgt unter folgenden Voraussetzungen:
Wenn diese
Voraussetzungen vorliegen, dann wird das Logo oder der grafische Briefkopf am
linken oberen Rand des Blattes gedruckt, etwa in der Größe 2x6 cm (1.3 x 2.7
inches). Wenn Sie die Größe und/oder Position der BMP-Datei ändern wollen,
dann können Sie dies vornehmen, indem Sie z.B. mit Notepad eine Textdatei
erstellen, in die Sie wie folgt die Parameter eintragen:
Dateiname
„Logo.txt“, bitte Dezimalen mit Punkt eingeben.
Wenn unzulässige
Angaben verwendet werden, z.B. in der ersten Zeile der Dezimalpunkt vergessen
wurde (-08), dann wird die Datei nicht gedruckt. Prüfen Sie deshalb, ob die
Parameter stimmen, falls der Druck nicht wie erwartet ausgeführt wird. Alle
Positionierungsangaben sind in inch.
Jahresabrechnungen
und Wirtschaftspläne werden seit dem Abrechnungsjahr 1999 gespeichert, wenn Sie
zum damaligen Zeitpunkt bereits das aktuelle Update im WohnungsManager
Wartungsservice verwendet haben. Mit den gespeicherten
Abrechnungen/Wirtschaftsplänen können Sie den Berechnungsteil früherer
Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne nachträglich noch ausdrucken, ohne
eine neue Berechnung in die Wege zu leiten. Bei der Jahresabrechnung sind jedoch
keine Anlagen zur Abrechnung gespeichert (z.B. Zählerstände, Ausweis von Rücklagen
etc.), so dass diese zusätzlichen Auswertungen beim nachträglichen Ausdruck
nicht mehr vorliegen.
Der
Ausdruck erfolgt im jeweiligen Objekt im Menü Info / Diverse Listen und
Auswertungen / Frühere Jahresabrechnungen …../Wirtschaftspläne.
Auch eine
vorliegende aktuelle Berechnung wird hier angezeigt. Wählen Sie links das Jahr
und rechts eine einzelne oder alle Debitorenkonten zum Ausdruck.
Einstellungen
aus dem Bearbeitungsbildschirm für die Jahresabrechnung bzw. für den
Wirtschaftsplan werden teilweise hier verwendet, z.B. für den Druck des
Verwalter-Briefkopfs.
Neu ist
auch, dass die Jahresabrechnung bzw. der Wirtschaftsplan zusätzlich zum
Ausdruck auf den normalen Drucker als HTML-Datei (Internetexplorer-Format)
auf der Festplatte gespeichert wird. Die Darstellung der Jahresabrechnung wird
als JaAbr.html im Objektverzeichnis gespeichert, der Wirtschaftsplan wird als
Wipl.html geschrieben. Da der Name der HTML-Datei immer der gleiche ist, überschreibt
die nachfolgende Datei die vorhergehende, so dass immer nur die letzte Datei
gespeichert bleibt.
Das
HTML-Format ist ursprünglich das Internet-Seitendarstellungs-Format. Die
HTML-Datei kann nicht nur vom Internet-Explorer
dargestellt und gedruckt werden, sondern auch von neueren Versionen von WORD und
Frontpage geändert und gedruckt werden. Sie können deshalb mit Word eine als
HTML-Seite gespeicherte Jahresabrechnung inhaltlich selbst ändern und geändert
ausdrucken oder als eMail versenden.
Auch auf
dem Ausdruck einer früheren Jahresabrechnung oder eines früheren WIPL kann das
Verwalter-Logo eingefügt werden. Das Guthaben im obigen Ausdruck stammt von
einer Testbuchung in unserem Musterobjekt.
Mit Klicken
auf das Drucker-Symbol wird die oben gezeigte Druckvorschau ausgedruckt.
Daten aus
dem WohnungsManager werden in der Serienbrief-Funktion des WohnungsManagers dem
Textprogramm als Steuerdatei für Platzhalter zur Verfügung gestellt.
Grundsätzlich
können Sie Microsoft WORD © verwenden, Microsoft WORKS Textprogramm oder ein
Textprogramm eines anderen Herstellers, das in der Serienbrief-Funktion
kompatibel zu WORD ist, z.B. Star-Office. Ein Grund, ein kompatibles Programm zu
verwenden, ist der geringere Preis für die Software. Bitte beachten Sie jedoch
die Gesamtkosten, wenn Sie zusammen mit dem WohnungsManager auch Microsoft
Outlook © verwenden, das im Office-Paket von Microsoft enthalten ist.
Der
WohnungsManager stellt Ihnen zwei unterschiedliche Methoden zur Verfügung,
Serienbriefe zu erstellen. Beide Methoden führen zum gleichen Resultat, das heißt
zum gleichen Serienbrief, nur der Weg dahin ist unterschiedlich.
Die im
WohnungsManager immer schon vorhandene Methode bezeichnen wir hier als „DDE-Verbindung“,
die nachfolgend beschriebene neue Methode bezeichnen wir als „OLE-Verbindung“.
Bis Word 97
funktioniert die DDE-Verbindung so, dass nach dem Starten der
Serienbrieffunktion Word sofort mit dem Standard-Serienbrief-Hauptdokument „Serienbf.doc“
gestartet wird. Dieses Hauptdokument war bereits verknüpft mit der Steuerdatei
„Serienbf.txt“, die der WohnungsManager im lokalen Startverzeichnis (z.B.
WM32a) immer neu erstellt. Wenn ein anderes Hauptdokument gewünscht wird, was
„normal“ ist, dann gibt es zwei Methoden, eine Verknüpfung mit der
Steuerdatei zu erreichen:
a)
Ausgehend von dem Hauptdokument
Serienbf.doc ändern Sie nur den Text, belassen die Platzhalter oder ändern
diese und speichern das geänderte Hauptdokument unter einem neuen Namen ab. Künftig
ist dann das neue Hauptdokument ebenfalls immer mit der aktuellen Steuerdatei
auf dem lokalen PC verknüpft.
b)
Neues Dokument erstellen: Sie
erstellen den Brieftext neu und stellen über das Word-XP-Menü „Extras“,
„Briefe und Sendungen“, Haken bei Seriendruck-Symbolleiste einblenden, dann
erscheint eine neue Leiste, nachfolgend zweites Icon von links (Datenquelle öffnen),
Dateitype „Textdatei“ einstellen, bei „Suchen in“ das lokale
Startverzeichnis des WohnungsManagers wählen, dann die Datei Serienbf.txt öffnen.
In der neuen Symbolleiste auf das 6. Icon von links klicken (Seriendruckfelder
einfügen). Über den Knopf „ABC“ können Sie den Feldinhalt kontrollieren.
In der gleichen Symbolleiste können Sie die Wohnung wechseln und den
Seriendruck starten. Serienbriefe werden nicht über das „normale“ Druckicon
gedruckt!
Die
OLE-Verbindung ist im Programm seit Anfang 2003 enthalten. Im Unterschied zur
DDE-Verbindung wird hier die Verknüpfung mit der Steuerdatei vom
WohnungsManager direkt erstellt, so dass WORD gleich mit der korrekten
Steuerdatei-Verknüpfung gestartet wird. Die OLE-Verbindung ist nur mit WORD möglich,
nicht mit Works und nicht mit Star-Office.
Nachstehend
zeigen wir den Ablauf der Erstellung eines Serienbriefs mit WORD-XP als
OLE-Verbindung.
Der erste
Schritt im WohnungsManager ist in der Konfiguration erforderlich. Bisher hatten
Sie beispielsweise folgende Einstellung für WORD-XP:
Ändern Sie
die Konfiguration, indem Sie „WORD im Serienbriefmodus starten (OLE)“
markieren. Damit die Auswahl Ihrer Word-Dokumente im gewünschten Verzeichnis
startet, in unserem Beispiel im Verzeichnis „C:\Word-Docs“, tragen Sie hier
Ihr Verzeichnis ein. Wenn Sie hier keinen Eintrag vornehmen, dann startet die
Auswahl des Word-Dokuments auf C: und Sie können anschließend den jeweiligen
Brief in Unterverzeichnissen suchen.
Wenn Sie
die Option „Serienbrief Adressen Vorauswahl-Fenster“ markiert haben, können
sie vor dem Starten von Word aus der Gesamtzahl der Adressen einzelne oder alle
wählen:
Nach
Klicken auf OK folgt das Bildschirmfenster für die Auswahl des jeweiligen
WORD-Dokuments:
Nach
Klicken auf „Öffnen“ startet WORD. Falls Sie weiterhin die Programmoberfläche
des WohnungsManagers sehen, dann öffnen Sie in der Windows Taskzeile WORD. Sie
sehen dann in WORD das gewählte Dokument, das dann bereits ohne weiteres Zutun
mit der aktuellen Steuerdatei verknüpft ist.
Wenn Sie über
„Abbrechen“ das Fenster verlassen, dann startet WORD mit einem leeren
Serienbrief-Dokument. Die Verknüpfung mit der Steuerdatei ist vorhanden, aber
den Text müssen Sie noch selbst einfügen oder über das WORD-Menü „Einfügen“
und „Datei“ einen vorhandenen Brief einfügen, der dann auch mit der
akutellen Steuerdatei verknüpft ist.
WORD enthält
bereits die zusätzliche Serienbrief-Menüzeile, aus der Sie die speziellen
Serienbrief-Funktionen wählen können. Diese Sondermenüs sind z.B.
„Serienbrieffeld einfügen“, „ABC“ für die Anzeige der Echt-Daten und
der Serienbrief-Druck.
Hinweis zu
Fehlfunktionen:
Steuerdatei
ist nicht korrekt
Falls nicht
alle Serienbriefe in WORD angezeigt und gedruckt werden, dann liegt meist
folgender Konflikt vor:
Die
Steuerdatei „Serienbf.txt“ enthält eine Überschriftzeile („Header“
bzw. Kopfzeile), in der die Feldnamen getrennt mit Semikolons aufgeführt sind.
In den nächsten Zeilen sind dann die Daten jeder Wohnung aufgeführt, wobei die
Daten ebenfalls mit Semikolons getrennt sind. Wenn Sie in einem Datenfeld im
WohnungsManager selbst Semikolons oder Anführungszeichen verwenden, dann wird
die Integrität der Steuerdatei tangiert, die Serienbrieffunktion funktioniert
nicht mehr. Abhilfe: Entfernen Sie in den WohnungsManger Daten (Stammdaten und
Verwaltungsdaten) das oder die störenden Zeichen.
Bei der
Verknüpfung mit der Serienbf.txt (DDE-Verknüpfung) sehen Sie keine Dateiendung
„txt“. Abhilfe: Klicken Sie im Windows-Explorer auf Extras, Ordneroptionen,
Ansicht, und entfernen Sie die Markierung in „Erweiterungen bei bekannten
Dateitypen ausblenden“.
Der Trend
zum Internet wird auch vor Ihren Eigentümern und Mietern nicht haltmachen. Wir
rechnen in den nächsten Jahren mit zunehmendem starken Interesse der Kunden an
der zusätzlichen Informationsquelle auch im Bereich der Hausverwaltung. Deshalb
bieten wir Ihnen jetzt die Nutzung dieses Zusatz-Services an. Mit unserem
iNet-Service können Sie Ihren Kunden ein interessantes Servicepaket rund um die
Uhr bieten, wobei sich der Kostenaufwand in Grenzen hält.
Der Kunde
erhält Informationen, die jedem Bewohner/Eigentümer des jeweiligen Gebäudes
gemeinsam zugänglich sind, das ist die Handwerker-Notrufliste und die aktuellen
Nachrichten des Hausverwalters. Über den Zugangscode erhält der Kunde Zugriff
auf seine eigenen Daten, das sind Kontoauszug, Jahresabrechnung und
Wirtschaftsplan.
Darüber
hinaus besteht die Möglichkeit, dass ein Eigentümer in eigener Verantwortung
aus der WEG-Jahresabrechnung auf dem Internet die Mieterabrechnung selbst
erstellt, Details dazu unten.
Unser
iNet-Service gestaltet sich wie folgt:
Positiv hinsichtlich der Datensicherheit ist zu vermerken, dass keine Objekt- und Kundenadressen auf dem Webserver gespeichert werden und nur aus dem Logincode die Generierung der angefragten Webseite aus Datenbanken erfolgt. Die persönlichen Daten enthalten nur Vorname und Name des Kunden, keine Adresse. Es werden keine "gescannten" Abrechnungen gespeichert, sondern beispielsweise die Abrechnungen werden zum Zeitpunkt des Abrufs zusammengestellt und dem berechtigten Kunden übermittelt, ohne Speicherung der Inhalte.
Kosten
des iNet-Services für die Eigentümergemeinschaft
Der
Datenexport und die Generierung des Zugangscodes ist im WohnungsManager
Standardumfang enthalten ab dem ersten Update 2003 (Beschreibung s.u.). Das
separate Programm WM-tools kann zum Preis von € 250,-- zzgl. Mwst. erworben
werden und dient im iNet-Service nur zur Einzelgenerierung und Prüfung von
Zugangscodes.
Wenn das
Datenhosting auf einem virtuellen Server bei der IMS GmbH erfolgen soll, dann
fallen Kosten in Höhe von € 0,10 pro Monat und pro Wohnung an. Enthalten ist
ein monatliches Datenupdate, das Sie erstellen und uns per CD-Rom senden (1 CD für
alle Objekte). Mindestgebühr pro Monat € 100,--. Einmalige
Installationspauschale € 100,--.
Wenn Sie
selbst hosten oder bei Dritten hosten, dann können Sie das CGI-Programm zum
Preis von € 500,-- erwerben. Im Lieferumfang enthalten sind neben dem
CGI-Programm auch die erforderlichen HTML-Seiten. Diese HTML-Seiten können Sie
nach eigenen Wünschen ändern und Ihre eigene grafische Gestaltung realisieren.
Vorteil
für den Hausverwalter durch den iNet-Service
Wie oben
bereits erwähnt, erwarten jüngere und aufgeschlossene Kunden ein möglichst
umfangreiches Informationsangebot auch über Internet von ihrem Hausverwalter.
Das heißt, Sie entsprechen einem Trend, indem Sie diesen Service frühzeitig
anbieten.
Zusätzlich
sehen wir einen Vorteil für den Verwalter hinsichtlich der Kundenbindung.
Eigentümer, die sich an diesen Service gewöhnen, werden künftig ungern darauf
verzichten, so dass ein Verwalterwechsel wohl überlegt sein will.
Das Verhältnis
Kunde zu Verwalter dürfte sich durch die bessere Kommunikation noch besser
gestalten, wobei sich der Aufwand des Verwalters – dafür dass seine
Informationen ständig abrufbar sind – in Grenzen hält. Möglicherweise entfällt
manches Telefongespräch.
Ablaufbeschreibung
des Kunden-Logins
Der Kunde
ruft die Homepage des Hausverwalters auf. Dort findet er einen Hyperlink, der
ihn fast „unbemerkt“ auf den virtuellen Server weiterleitet. Er sieht dann
den nachstehenden Login-Bildschirm. Er trägt seinen individuellen Zugangscode
ein. Der Zugangscode wird geprüft und in einer Log-Datei protokolliert. Dieses
Protokoll ist nur im Servicebereich verfügbar, nicht für Kunden.
Die hier
gezeigte Startseite sowie die nachfolgenden Detailseiten können nach den Wünschen
des Hausverwalters inhaltlich angepasst werden. Selbstverständlich wird das
Firmenlogo oder das Verbandslogo des Verwalters auf dem Login-Bildschirm
gezeigt.
Nach der
Eingabe des persönlichen Kunden Zugangscodes können die Schaltknöpfe betätigt
werden für:
Die
Handwerker-Notrufliste wird im WohnungsManager im Objekt, Menü Stammdaten /
Verwaltungsdaten, Karteikarte iNet-Service erstellt. Für das jeweilige Objekt
wird aus den allgemeinen Adressen (Handwerker/Lieferanten/sonstige Adressen) der
zuständige Handwerker gewählt. Es erfolgt nur eine Verknüpfung mit der
allgemeinen Adressen Datenbank. Wenn die allgemeine Adresse geändert wird, dann
ändern sich automatisch die Einträge in allen Objekten, in denen der alte
Handwerker gewählt war, an seine Stelle tritt der neue Handwerker, indem
einfach die allgemeine Adresse überschrieben wird.
Die
Handwerker-Notrufliste kann beliebig viele Einträge enthalten.
Mit Klicken
auf den Knopf „Kontoauszug“ wird der Kontoauszug des jeweiligen Kunden
angezeigt. Jeder Kunde hat nur Zugriff auf seinen eigenen Kontoauszug und kann
nicht auf fremde Kontoinformationen zugreifen. Der Hausverwalter kann den
Zeitraum, für den die Kontoinformationen bereitgestellt werden, zum Zeitpunkt
des Datenexports bestimmen.
Es ist
geplant, dass z.B. Verwaltungsbeiräte über spezielle Zugangscodes zum Beispiel
die Saldenliste ansehen können, aus der die Guthaben und Rückstände aller
Eigentümer und der Stand der Ausgaben auf den Sachkonten ersichtlich sind.
Mit Klicken
auf den Knopf „Jahresabrechnung“ wird die aktuelle bzw. letzte
Jahresabrechnung des Kunden angezeigt. Wie auch beim Kontoauszug hat der Kunde
nur Zugriff auf seine eigenen Daten.
Ein solcher
Mieter-Abrechnungs-Service wird derzeit z.T. gegen Kostenberechnung manuell vom
Verwalter durchgeführt. Per Saldo könnte es sich als vorteilhafter
herausstellen, solche manuellen Arbeiten den Eigentümer selbst durchführen zu
lassen und stattdessen eine pauschale Gebühr allen Eigentümern zu berechnen.
Der nächste
Bildschirmabdruck zeigt die untere Hälfte der WEG-Abrechnung, in der eine
Unterscheidung nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Positionen enthalten
ist und in dem folglich die Möglichkeit der Erstellung der Mieterabrechnung
angeboten wird.
Auf der
WEG-Jahresabrechnung sind die nach § 27 auf Mieter umlagefähigen Posten mit
Stern (*) gekennzeichnet, wenn der Verwalter die umlagefähigen und nicht
umlagefähigen Positionen im WohnungsManager kennzeichnet (Schlüssel 100-170 =
nicht umlagefähig, Schlüssel 500-570 = umlagefähig). Wenn diese
Unterscheidung in der WEG-Jahresabrechnung getroffen wurde, dann kann wie oben
erkennbar eine Mieter-Jahresabrechnung aus der WEG-Abrechnung vom Eigentümer
selbst abgeleitet und ausgedruckt werden.
Wenn die
Unterscheidung mit (*) vorliegt, dann erscheint im unteren Bereich der
Jahresabrechnung ein Eingabebereich für zusätzliche Positionen, die nicht in
der WEG-Jahresabrechnung enthalten sind, z.B. die Grundsteuer. Der Eigentümer
kann maximal drei Positionen eingeben. In der Spalte „Bezeichnung“ trägt er
die Art der zusätzlichen Umlage ein, z.B. „Grundsteuer“. In der Spalte
„Betrag in EUR“ trägt er den Betrag ein, der als Mieteranteil zugeschlagen
wird.
Zusätzlich
wird die Mieter-Vorauszahlung vom Eigentümer eingetragen und auf der
nachfolgenden Mieterabrechnung berücksichtigt.
Mit Betätigen
der Schaltfläche „Erstelle Mieter-Abrechnung“ wird die nachfolgende
Mieterabrechnung erstellt, die der Eigentümer ausdrucken kann und an seinen
Mieter weitergeben kann.
Da die
Internet-Seiten vom Eigentümer teilweise frei gestaltbar sind, kann er einen
Haftungsausschluß auf den Abrechnungen selbst einfügen und darauf hinweisen,
dass der jeweilige Mietvertrag maßgeblich ist für den Umfang und die
Berechnung der Mieterabrechnung.
Grundsätzlich
sollte auch die Problematik beachtet werden, dass die WEG-Abrechnung mit
Ausnahme der Heizkosten keine „Rechnungsabgrenzung“ enthält, wogegen die
Mieterabrechnung die zeitliche Abgrenzung der Umlagepositionen enthalten sollte.
Das ist eine allgemeine Problematik bei vermieteten Eigentumswohnungen und kein
spezielles Problem des hier möglichen iNet-Services.
Auf Wunsch
kann die Adresse des Eigentümers als Briefkopf auf der Mieterabrechnung aufgeführt
werden, so dass sich auch daraus die Haftung des Eigentümers ableiten lässt.
Der
Kunden-Wirtschaftsplan wird angezeigt nach Klicken auf den Knopf
„Vorauszahlungen“. Derzeit werden jedoch nur die Jahreszahlen angezeigt.
Export der
Verwaltungsdaten aus dem WohnungsManager
Der Export
der iNet-Daten erfolgt im WohnungsManager auf Globalebene im Menü Globalablauf
– iNet-Service – Datenexport für iNet-Provider. Sie können hier die gewünschten
Objekte auswählen und über das Eingabefeld „Beginn-Datum“ bestimmen, ab
welchem Zeitpunkt die Kontoumsätze (Journal-Daten) auf dem Internet verfügbar
sein sollen.
Die Daten
werden auf ein Root-Verzeichnis, z.B. „C:\12345“ exportiert. Für jedes
Objekt wird in diesem neuen Verzeichnis ein Unterverzeichnis
angelegt, z.B. für Objektnummer 99 das Verzeichnis „099“. Sie können
nach dem Datenexport das Verzeichnis, z.B. „C:\12345“ mit allen
Unterverzeichnissen zum Beispiel eine CD mit diesen Daten brennen und an den
Internet-Provider weiterleiten oder selbst die Daten auf den Webserver hochladen.
Das Hochladen auf den Webserver erfolgt spiegelbildlich, d.h. auf die gleichen
Verzeichnisse – vorausgesetzt Sie haben Root-Zugriff auf den Webserver. Statt
des Root-Zugriffs kann auch ein Zugriff auf das geschützte Verzeichnis „cgi-bin“
verwendet werden.
Im
jeweiligen Objekt werden im Menü Stammdaten – Verwaltungsdaten auf der
Karteikarte iNet-Service folgende Informationen erstellt und gepflegt:
a)
Allgemeinen Informationen der
Hausverwaltung an alle Eigentümer/Mieter
b)
Handwerker-Notrufliste
Beide
Informationsbereiche werden nur für das jeweilige Objekt verwendet. Die Datei für
allgemeine Informationen und die Handwerker-Notrufliste wird als Textdatei auf
den Webserver exportiert und dort über das entsprechende Menü publiziert.
Auf der
Handwerker-Notfall-Liste wird über den Knopf „Neues Gewerk“ eine neue Zeile
in der Tabelle für einen neuen Handwerker angefügt. Mit den Knopf „Firma
einfügen“ wird aus der Global-Liste der allgemeinen Adressen ein Handwerker
ausgesucht, dessen Daten dann automatisch in die Tabelle auf Objektebene eingefügt
wird. Maßgeblich für den Inhalt der Firmendaten ist der Inhalt auf der
Globalebene. Wenn auf der Globalebene im Menü der allgemeinen Adressen eine
Firma A ersetzt wird durch die Firma B, dann erscheint auf der
Handwerker-Notfall-Liste beim nächsten iNet-Datenexport automatisch die neue
Firma B für das betreffende Gewerk.
Auf diese
Weise kann ein Handwerker auf Globalebene mit einer Änderung ausgetauscht
werden. Die Änderung wird dann beim nächsten iNet-Datenexport in allen
betroffenen Objekten automatisch berücksichtigt.
Programm-Aktualisierung
jetzt auch über Internet mit Ihrem persönlichen Zugangscode (s. Ihr
Anschreiben). Sie rufen aus dem WohnungsManager im Menü Hilfe /
Internet-Support den IMS Internet-Support auf und wählen dort
„Programm-Aktualisierung“. Geben Sie Ihren persönlichen Zugangscode und die
ersten 5 Buchstaben des Namen ein, mit dem wir Sie hier in unserem Anschreiben
adressiert haben. Wählen Sie dann das Programm, das Sie aktualisieren möchten,
bestätigen Sie den Link und wählen Sie als Zielverzeichnis auf Ihrem PC das
WohnungsManager Startverzeichnis, i.d.R. C:\WM32a . Schließen Sie zuvor den
WohnungsManager. Wenn Sie eine zusätzliche Programmlizenz besitzen, z.B.
WMTools, dann können Sie auch das betreffende Programm hier aktualisieren.
Hier der
Eingangsbildschirm für die Programm-Aktualisierung:
Ein künftiges
Verkaufs- oder Auszugsdatum sollte als Wechsel in den Stammdaten erst zeitnah
eingetragen werden. Die Vormerkung im Terminkalender von Outlook erfolgt
automatisch, wenn Sie den Verkaufs- oder Auszugstermin in den Stammdaten im
vorgesehenen Datenfeld „Verkauf informativ“ eintragen und auf den Knopf „OL“
klicken. OL steht für Outlook. Beim Klicken erfolgt der Datumseintrag im
Outlook-Kalender automatisch mit Angabe der Objektnummer und Wohnungsnummer und
Hinweis auf den Wechsel. Ebenso bei informativen Mieter-Auszugsterminen.
Wenn der
Personenschlüssel (PersTage) verwendet wird und im Personencalculator eine
Berechnung gespeichert wird, dann wird die dort gespeicherte letzte Personenzahl
in der danach erstellten Hochrechnung für den Wirtschaftsplan verwendet. Bisher
wurde die „durchschnittliche“ Personenzahl in den neuen WIPL übernommen.
Wenn ein
unterjähriger Wechsel im Abrechnungsjahr stattgefunden hatte, dann wurde bisher
für das neue Wirtschaftsjahr der Zähler-Verbrauch (Wasser, Heizung) vom
letzten Eigentümer hochgerechnet. Jetzt werden auch die Vor-Eigentümer im
letzten Abrechnungsjahr berücksichtigt („Großvater-Urgroßvater-Prinzip“).
Zur
Auswertung und Plausibilitätskontrolle der eigenerstellten Heizkostenabrechnung
ist jetzt eine Liste verfügbar im Menü Info / Div.Listen und Auswertungen /
Eigene Energieabr.Kontrolle.
Diese
Auswertung zeigt wohnungsbezogen Kennzahlen der Heizkostenabrechnung und gibt
Warnmeldungen, wenn die Eckdaten, die von der ARGE Heizkosten genannt sind
(Abweichungen mehr als +- 25% zum Vorjahr, Energieverbrauch für WW außerhalb
des Bereichs von 8-30%).
Bei der
eBanking-Verbuchung erfolgt die Identifikation der Kunden über deren
Bankverbindung. Wechselt ein Kunde die Bank, dann wird die Bankverbindung nach
Bestätigung durch den Verwalter automatisch in die Stammdaten übernommen. In
diesem Fall wird die alte, bisherige Bankverbindung in den Notizen der
Stammdaten mit dem Vermerk „Bisherige Bankverbindung ….“ gespeichert.
Rücklastschriften
werden jetzt ebenfalls automatisch erkannt und dem jeweiligen Eigentümer/Mieter
zugeordnet.
Im
zentralen Menü für die Outlook-Synchronisation (Globalablauf /
Outlook-Synchronisation) können jetzt auch Handwerker-/Lieferantenadressen mit
Outlook synchronisiert werden.
Bisher
erfolgte der Ausdruck der Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und
Sonderumlagen ausschließlich auf den Standarddrucker, der in Windows
eingestellt ist. Wenn mehr als ein Drucker eingerichtet ist, kann in der
Konfiguration eingestellt werden, dass vor dem Ausdruck der genannten Drucke der
Drucker gewählt werden kann. Markieren Sie „Drucker-Auswahl vor dem Druck
anzeigen“.
Alle
Sammelausdrucke der Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und Sonderumlagen
werden danach an den gewählten Drucker geleitet.
Datenbanklisten
im Menü Info / Div.Listen und Auswertungen / Datenbanklisten wurden bisher im wählbaren
Umfang ausgedruckt. Neu ist die Möglichkeit, die gesamte Datenbank sofort und
ohne Zwischenschritte in Excel anzeigen zu lassen und dort beliebig zu
bearbeiten. Es handelt sich um eine Kopie der Datenbank, damit Sie den Inhalt
beliebig bearbeiten können, ohne die Original-Datenbank zu beschädigen.
Klicken Sie bei der Auswahl der Datenbanken auf den Knopf „Excel“.
Die
Platzhalter für Handy, eMail und iNet-Zugangscode sind als neue Platzhalter für
Word-Serienbriefe enthalten.
Auf der
WEG-Jahresabrechnung können die rückständigen Eigentümer in Listenform auf
allen Abrechnungen aufgeführt werden, wenn Sie im
Abrechnungs-Bildschirm das Feld „Auflistung der rückständigen Debitoren“
anklicken.
Zusätzlich
zu den vorhandenen Platzhaltern in Texten und im Verwendungszweck für DTA
Lastschriften und Überweisungen kann jetzt das Tagesdatum (Systemdatum) eingefügt
werden mit folgender Schreibweise:
Chrevron-links +
X001 + Chevron-rechts= Systemdatum z.B.01.10.2002
Bisher
wurden die Zähler auf der Anlage zur Jahresabrechnung z.B. mit „KW Zähler
1“ bezeichnet. Jetzt werden die von Ihnen eingegebenen individuellen
Bezeichnungen auch auf der Jahresabrechnung übernommen, jedoch mit platzmäßiger
Einschränkung. Damit die individuellen Bezeichnungen verwendet werden, klicken
Sie dies in der Konfiguration an (s.u.)
Bühl, den 19. März 2003