WohnungsManager Update 04 / 2006
Bitte installieren Sie
die Update-CD in das vorhandene lokale Verzeichnis,
in welches Sie auch das vorherige Update 08/2005 installiert haben. Im Netzwerk
ist entweder die Installation mit CD auf jedem lokalen PC erforderlich,
alternativ können Sie auch von einem PC mit dem neuen Update die Datei WM32.EXE
auf die anderen PC’s kopieren.
Nach dem Update sollten
Sie auf jedem PC den WohnungsManager aufrufen und
über das Menü Hilfe /
Diese Update-CD
kann auch für die Neuinstallation verwendet werden.
Inhaltsverzeichnis
zu dieser Update-Dokumentation:
Erfassung der Textschlüssel für Überweisungen
Geburtstag in Stammdaten für Adresse 2
Neue DIN-Vorschrift für Auslands-Adressen
Neue Sortierung der Umlagekonten in der
Jahresabrechnung (Nur in WMTools)
Nachzahlungen aus neuem Wirtschaftsplan anfordern
Objektübergreifende Suche nach freien Kriterien
1. Überwachung von Rechtssachen
In den Stammdaten können bei Eigentümern und Mietern Kennzeichnungen gesetzt werden für "Rechtssache". Dazu wird bei Eigentümer-Stammdaten oder Mieter-Stammdaten das Feld "Rechtssache" markiert. Auf Kontoauzügen erfolgt der Hinweis "RS".
Die Markierung wird auch im PDC-Menü (das schnelle Telefon-Auskunftsystem im WohnungsManager) angezeigt und kann dort auch gesetzt werden.
Die markierten Rechtssachen können objektübergreifend im Menü Globalablauf / Div.Listen und Auswertungen / Liste der Rechtsfälle aufgelistet werden. Die Datenausgabe erfolgt in Excel oder im Internet-Explorer, abhängig von der in der Konfiguration gewählten Datenausgabe.
Erfolgt ein Zahlungseingang auf eine Verwaltungseinheit mit der Kennzeichnung "RS", der im eBanking-Modul automatisch verbucht wird, dann wird am Schluß der Verbuchung ein Datenfenster angezeigt, auf dem Zahlungseingänge für "RS"-Kunden aufgelistet sind. Beim manuellen Einzel-Buchen erfolgt der Hinweis nach dem Speichern der jeweiligen Buchung. Auch bei "RS"-Fällen erfolgt die Verbuchung von Zahlungseingängen im eBanking auf das Debitorenkonto, nicht auf das unten beschriebene mögliche Konto für titulierte Forderungen.
2. Titulierte Forderungen in der Jahresabrechnung
Titulierte Forderungen können auf ein separates Konto umgebucht werden, wenn dies gewünscht wird. Als Konto für die separate Erfassung titulierter Forderungen schlagen wir die Debitoren-Kontonummer plus 3 vor. Das ist z.B. bei dem Debitorenkonto 1,00100 das neu anzulegende Konto 4,00100 oder im Falle eines Mieters bei Debitorenkonto 5,00100 das neu anzulegende Konto 8,00100 oder bei Vorliegen des Mieter-Debitorenkontos 6,00100 das neu anzulegende Konto 9,00100.
Die titulierte Forderung wird danach manuell aus dem Debitorenkonto auf das neu angelegte Konto umgebucht. Damit ergibt sich die Forderung gegenüber einer Person nicht mehr nur aus dem Debitorenkonto, sondern auch aus dem separat geführten Konto für titulierte Forderungen!
Bei Eigentümern ist nur der Kontenbereich 4,xxxxx zulässig, bei Mietern der Kontenbereich 8,xxxxx oder 9,xxxxx. Andere Konten können zwar angelegt werden, diese werden aber beim Ausweis in der Jahresabrechnung nicht berücksichtigt.
Für die Berücksichtigung und dem Ausweis von titulierten Forderungen in der Jahresabrechnung gelten folgende Voraussetzungen:
- Kennzeichnung in den Stammdaten als "Rechtssache"
- Vorhandensein eines Kontos mit Sollsaldo mit der Kontonummer Debitorenkonto + 3, jedoch begrenzt auf die o.g. Kontenbereiche.
- Auf der Karteikarte "Allgemein" der Jahresabrechnung muss das Feld "Kd.Abr. informativ mit akt. Debitoren-Tagessaldo" markiert sein.
Bei Vorliegen dieser drei Voraussetzungen wird dann auf der Kundenabrechnung informativ der aktuelle Debitoren-Tagessaldo und der Saldo eines evtl. vorhandenen Kontos mit der Kontonummer Debitorenkonto + 3 ebenfalls informativ ausgewiesen, jeweils mit dem Text "Ihr Konto weist am .........(Anm.: Datum des Ausdrucks der Abrechnung) ohne obiges Abr.Ergebnis einen Rückstand von EUR .... auf" und im Falle der titulierten Forderung "Zusätzlich oben nicht enthaltene titulierte Forderung (Konto z.B. 4,00100) am .......... EUR ......". Diese beiden informativ aufgeführten Salden sind Zusatzangaben zu den anrechenbaren Zahlungen.
Das Ausbuchen von
titulierten Forderungen auf ein separates Konto entspricht gewissen
Anforderungen der Rechtsprechung, birgt jedoch auch die Gefahr in der
praktischen Handhabung, dass nicht mehr wie bisher aus dem Debitorenkonto der
Gesamtstand der Forderungen bzw. Verbindlichkeiten gegenüber der Person zu
entnehmen ist, weil auf dem separaten Forderungskonto (Debitorenkonto + 3) eine
Forderung separat verbucht ist. Als Hinweis auf eine eventuell vorhandene separat
gebuchte Forderung wird bei einigen Kontoauszügen der Hinweis
"Rechtssache" bzw. "RS" aufgeführt. Beim DTA-Saldenausgleich wird bei Vorliegen der Markierung
"Rechtssache" ein Hinweis vor dem Bankkonto mit den Buchstaben
"RS" gezeigt. Die Berücksichtigung der separat erfassten Forderung
ist besonders beim DTA-Saldenausgleich wichtig, weil
möglicherweise ein Guthaben aus der Jahresabrechnung im DTA-Saldenausgleich
zur Überweisung ansteht, jedoch eine titulierte Forderung bestehen kann.
Der Hinweis "RS" zeigt nur an, dass in den Stammdaten
"Rechtssache" markiert ist, aber nicht das Vorliegen einer
titulierten Forderung. Deshalb beachten Sie bitte den Hinweis "RS" im
DTA-Saldenausgleich.
Die Dokumentation der
Rückstände inclusive Rechtssache-Vermerk
erfolgt jetzt auch im HTML-Format auf Objektebene und Globalebene, wenn diese
Liste auf Globalebene ausgeführt wird. Die Datei erhält den Namen "Rückstand"
und das Datum. Durch die Speicherung mit Datumsangabe erfolgt auch historisch
eine Dokumentation der Rückstände im HTML-Archiv.
Im WohnungsManager ist die in der anstehenden WEG-Reform vorgesehene Beschluss-Sammlung in der Weise
integriert, dass für jedes Objekt eine nahezu unbegrenzte Speichermöglichkeit
zur Verfügung steht. Die Datei für die Beschluss-Sammlung ist im HTML-Format
gespeichert und wird mit WORD ® ab Version 2000 editiert.
Beim ersten
Aufruf sehen Sie eine Tabelle, die in der ersten Zeile die Überschriften trägt.
Die Überschriften können Sie ändern und mit WORD auch speichern. Ändern Sie
nicht das vorgegebene HTML-Dateiformat, weil das System hier auf diesem Format
basiert. Mit dem Klicken auf das Speichern-Icon in
WORD speichern Sie die Änderungen.
In der
zweiten Zeile ist die Eingabe des ersten Beschlusses mit der laufenden Nummer 1
bereits vorgesehen. Sie können hier den ersten Beschluss eingeben und auf
Wunsch auch die Spalten, Überschriften, Schriftgröße und Schriftart ändern. Im
Beispiel unten ist auch die Verwalter-Unterschrift gescannt
und als Bilddatei eingefügt. Auch Skizzen können Sie hier einscannen.
WEG-Beschlüsse
Objekt 099 Musterobjekt 99
|
Lfd.Nr. |
Eigent.Beschluss (Antrag o.Beschluss) |
HV (Ort, Datum, TOP) |
Schriftl. Umlaufbeschl. (Datum) |
Gerichtsentsch. (Tenor, Gericht, Datum, Az.) |
Vermerke (bestands-, rechtskräftig, aufgehoben etc.) |
Sonst. |
Eingetragen (von..., am..., Unterschrift |
|
1 |
„Der Heizkessel wird nach Vorgabe der EnEV 2006 erneuert. …… |
München, o EV vom 16.4.2006 zu TOP 8 |
|
|
Bestandskräftig |
|
Verwalter: (Unterschrift) 20.5.2006
|
Weitere
Beschlüsse fügen Sie ein, indem Sie in WORD das Menü „Tabelle“, „Einfügen“,
„Zeilen unterhalb“ betätigen. Auf diese Weise können beliebig viele Beschlüsse
eingegeben und gespeichert werden. Der Ausdruck der Beschluss-Sammlung erfolgt
in der angezeigten WORD-Session.
Für jedes Objekt
wird eine separate Beschluss-Sammlungs-Datei angelegt wird und im WohnungsManager Objektverzeichnis im Untermenü HTML
gespeichert. Gesetzt den Fall, dass Sie wissen möchten, in welchen Objekten Sie
einen Beschluss zum Heizkessel gespeichert haben, dann können Sie auf
Globalebene im Menü Globalablauf – Suche objektübergreifend – Suche in
Beschluss-Sammlung nach einem beliebigen Stichwort suchen, in Beispiel hier
nach Heizkessel. Das Programm gibt Ihnen dann die Namen aller Objekte, in denen
der Suchbegriff enthalten ist. Gross- oder
Kleinschreibung ist unwichtig.
Auf Globalebene -
Globalablauf die objektübergreifenden Suchfunktionen sind im Menü "Suche
objektübergreifend ..." folgende Suchfunktionen zusammengefasst:
Journalsuche, Suche in WEG-Beschluss-Sammlung und
Suche in Gebäudedaten.
Neue Benchmarking-Listen
Die Heizkosten (Schl.109,110,509,510) können Sie jetzt pro Wohnung mit Vergleich der
letzten 5 Jahre (sofern vorliegend) auflisten lassen, wenn gewünscht auch über
mehrere Objekte hinweg. Ebenso die Umlage nach dem Schlüssel 106/506
Gesamtwasser. Diese Auswertung erfolgt auf Globalebene im Menü Benchmarking. Mit dieser Liste können Sie den Kunden die
Entwicklung der wichtigsten Positionen der Jahresabrechnung aufzeigen.
Erfassung der Textschlüssel für Überweisungen
Erfassungsmaske für
Überweisungen um ein Eingabefeld für den Textschlüssel (GVC =
Geschäfts-Vorfall-Code). Dieser ist normalerweise "51", aber für
Lohn- und Gehaltszahlungen kann z.B. der Schlüssel "53" gewählt
werden. Dies wäre normalerweise belanglos, wenn die Banken bei Hausmeistern den
Dispokredit seit kurzem nicht an der Summe der
Gehaltszahlungen (GVC 053) messen würde. Vorhandene,
gespeicherte Überweisungen können nachträglich in der Erfassungsmaske ergänzt
werden, wenn dies gewünscht wird.
Mahnungen können
wahlweise im WohnungsManager als Standard-Mahnungen
ausgedruckt werden oder auf Globalebene in WORD im Serienbrief-Modus. Der
Ausdruck in WORD ist etwas aufwendiger als der Standard-Ausdruck, weil über die
Bedingungs-Funktion von WORD zwischen dem Text der Mahnstufe 1 und 2
differenziert werden muss. Dagegen ist der Ausdruck der Standard-Mahnungen im WohnungsManager wesentlich einfacher durchzuführen.
Beim Standard-Ausdruck
der Mahnungen ist ein Text vorgegeben. Diesen können Sie jedoch auch bisher
schon nach eigenen Wünschen ändern. Die Änderung war bisher jedoch über ein
externes Textprogramm, z.B. Wordpad vorzunehmen.
Diese Prozedur haben wir hier vereinfacht. Die Textbausteine können direkt im WohnungsManager eingegeben werden.
Über das Menü Datei /
Textbausteine / Individuelle Mahntexte wird das unten abgebildete Fenster
angezeigt. Hier können Sie den Text oberhalb und unterhalb des angemahnten
Betrags eingeben. Der obere Textbaustein behandelt den Text nach der Anrede bis
zum Mahnbetrag, der untere Textbaustein ab dem Mahnbetrag bis vor die Schlußzeile „Mit freundlichen Grüßen“.
Im gezeigten
Eingabefenster sehen Sie oben die folgenden Auswahlmöglichkeiten
* Mahnstufe 1 alle
* Mahnstufe 1 Eigentümer
* Mahnstufe 1 Mieter
* Mahnstufe 2 alle
* Mahnstufe 2 Eigentümer
* Mahnstufe 2 Mieter
Mahnstufe 1 „alle“
unterscheidet nicht zwischen Eigentümer und Mieter. Die Texte für „Eigentümer“
werden nur für Eigentümer verwendet, analog bei Mieter.
Wenn Sie Ihre eigenen
Texte nicht nach Eigentümern und Mietern differenzieren, dann können Sie
„Mahnstufe …. alle“ verwenden. Wenn Sie eine Differenzierung nach Eigentümer
und Mieter vornehmen wollen, dann müssen Sie vier unterschiedliche Texte
eingeben. In diesen letzeren Texten können Sie auch
Platzhalter einfügen, indem Sie etwa in der Mitte des Fensters aus den
vorgeschlagenen Platzhaltern auswählen. Vorgesehen sind derzeit die Platzhalter
„Debitoren Kontonummer“, „Letztes Mahndatum“, „Objektbezeichnung“. Durch Klicken
auf einen der Platzhalter wird dieser in das aktuelle Eingabefenster eingefügt.
Mit Klicken auf Speichern
werden diese Textbausteine für die Verwendung in allen Objekten gespeichert.
Wenn Ihnen gespeicherte Texte doch nicht zusagen, dann können Sie diese Texte
nochmals im Eingabefenster aufrufen und löschen. Danach wird dann wieder der
Standard-Mahntext verwendet.
Geburtstag in Stammdaten für Adresse 2
Zusätzlich zum Geburtstag
bei Adresse 1 kann jetzt auch der Geburtstag zu Adresse 2 eingegeben werden.
Dieser wird auch erfasst in der Geburtstags-Monatsliste und als Hinweis im PDC-Menü am Tage des Geburtstags einer von beiden
Adressaten.
Neue DIN-Vorschrift für Auslands-Adressen
Neue DIN-Vorschrift für
die Formatierung des Adressfeldes von Briefen: Wenn in der Konfiguration die
neue Regel ermöglicht ist, dann wird jetzt zusätzlich zur Unterdrückung der
Leerzeile zwischen Strasse und Ort auch ein eventuell vorhandenes
Länderkennzeichen (z.B. "A" für Österreich) ignoriert und der Rest der
PLZ/Ortszeile in Grossbuchstaben gedruckt, darunter
in einer neuen Zeile das Land in Grossbuchstaben.
Wenn Sie diese neue
Vorschrift nicht verwenden wollen, dann können Sie in der Konfiguration die
Verwendung der alten Regel wählen.
Neue Sortierung der Umlagekonten in der
Jahresabrechnung (Nur in WMTools)
Der
Ausdruck der Kunden-Jahresabrechnung kann bisher nur in der Weise in
„umlagefähig“ und „nicht umlagefähig“ dargestellt werden, dass abhängig vom
Umlageschlüssel bei 500er-Schlüsselvergabe ein Stern (*) gedruckt wird und am
Ende der Abrechnung die Summen der umlagefähigen und nicht umlagefähigen
Anteile gedruckt wird.
Neu ist ist Möglichkeit, dass der Ausdruck der umlagefähigen und
nicht umlagefähigen Positionen in zwei Gruppen sortiert und direkt nach jeder
Gruppe eine Zwischensumme gedruckt wird. Der bisherige Summenausdruck am Ende
der Abrechnung entfällt.
Innerhalb
der beiden Gruppen erfolgt noch eine Sortierung nach Umlageschlüssel, so dass
z.B. alle Umlagekonten mit dem Schlüssel 101 (MEA) nacheinander folgen, danach
werden die Umlagekonten mit dem Schlüssel 102 (Wohnfläche) gedruckt usw. Innerhalb der gleichen Schlüssel in der
gleichen Gruppe wird nach Kontonummer sortiert. Die Sortierung innerhalb der
gleichen Umlageschlüssel kann jedoch auch geändert werden, wenn den
Umlagekonten im Konten-Service-Center in der Spalte „Kontoart“ ein Buchstabe
zugeordnet wird. Dieser Buchstabe wird in der Spalte Kontoart manuell
eingegeben. Er wird in der Abrechnung jedoch nur dann verwendet, wenn auch ein
Abrechnungs-Schnitt danach durchgeführt wird. Wenn der Abrechnungs-Schnitt
nicht erneut durchgeführt werden soll, dann können Sie diese Buchstaben auch im
Menü Abrechnung/Abrechnungs-Schnitt/Abrechnungs-Salden Anzeige manuell
eingeben.
Wenn solche
Untersortierungen mittels Buchstaben in der Spalte Kontoart eingegeben werden,
dann wirkt sich dies auf die Jahresabrechnung so aus, dass innerhalb des
gleichen Umlageschlüssels, z.B. 101 (MEA) zuerst die Umlagekonten ohne
Buchstaben gedruckt werden, danach die Umlagekonten in alphabetischer
Reihenfolge der eingegebenen Buchstaben.
Wenn Sie
innerhalb der Umlageschlüssel Konten nacheinander „zusammengefasst“ ausdrucken
wollen, z.B. alle Umlagekonten, die Versicherungen betreffen, dann genügt in
diesem Beispiel die Eingabe des Großbuchstabens „V“ (oder eines anderen
Buchstabens) bei allen Versicherungskonten.
Dieser
strukturierte Ausdruck ist derzeit nur mit WMTools
möglich. In WMTools ist die gleiche Funktion der
Jahresabrechnung wie im WohnungsManager enthalten,
lediglich die Verbuchung ist mit WMTools nicht
möglich. Die Verbuchung muss wie bisher im WohnungsManager
durchgeführt werden.
Nachzahlungen aus neuem Wirtschaftsplan anfordern
Falls erforderlich können
Sie – wie bisher bereits möglich – bei Erstellung eines neuen Wirtschaftsplans
die Differenz zum vorherigen Wirtschaftsplan für eine wählbare Anzahl von
Monaten berechnen und buchen lassen. Bisher war der Ausdruck der
Kunden-Mitteilungen nur im Report-Generator möglich (Dokumentation siehe auf
unserem Internet / Supportseite). Neu ist jetzt, dass der Text für die
Kunden-Anschreiben zusätzlich im HTML-Format im HTML-Archiv gespeichert wird.
Dieser gespeicherte Text
ist primär zur Archivierung vorgesehen. Sie können diesen Text jedoch auch für
den Ausdruck verwenden, wenn Sie den Ausdruck über den Report-Generator
vermeiden wollen.
Objektübergreifende Suche nach freien Kriterien
In der Beschreibung zur WEG-Beschluss-Sammlung sehen Sie oben einen
Bildschirmabdruck für die Suche nach freien Suchbegriffen (Wörter oder Zahlen)
in den Beschlüssen. Gleiches ist auch möglich für die Suche in den Stammdaten.
Hier können Sie z.B. auch nach einer Telefonnummer in allen Objekten suchen.
Die Suche erstreckt sich auch in die freien Textnotizen. In den WMTools ist auch die zeitaufwendigere Suche in allen Daten
möglich, nicht nur in Stammdaten.
Das jeweils letzte Suchergebnis
wird im HTML-Format im HTML-Ordner gespeichert.