Sondereigentumsverwaltung mit
Mietpool
Stammdaten
Stammdaten Mieter
Stammdaten Eigentümer
Monatlich wiederkehrende Bearbeitungen
Automatische Sollstellung
Zahlungseingangs-Verbuchungen, ggf. DTA ausführen
Kontrolle der Zahlungs-Rückstände
Umbuchung der Kaltmiete auf Mietpool und
BK-VZ auf Eigentümer
Verteilung des Mietpools auf Eigentümer
Auskehren der Nettozahlungen an Eigentümer
(Saldenausgleich per ÜBW)
DTA ausführen mit Überweisung des Hausgelds
an die WEG
Zahlungsrückstände von Mietern bearbeiten
Betriebskosten-Jahresabrechnung
Haftungsausschluß
Fallbeispiel:
Bei dieser Ablaufbeschreibung liegt der
Fall zugrunde, dass Wohnungen vermietet sind und diese Wohnungen als
Sondereigentum unterschiedlichen Eigentümern gehören. Ferner soll eine
Mietpool-Vereinbarung vorliegen, wonach die tatsächlich eingehenden Kaltmieten
in einen Mietpool fließen und von dort aus an die Eigentümer nach bestimmten
Schlüsseln ausgekehrt werden.
Die Auskehrung der Anteile am Mietpool
erfolgt hier im Beispiel monatlich, das gleiche System kann auch für
Quartals-Auskehrung des Mietpools entsprechend verwendet werden.
Die vom Mieter eingehenden
Betriebskosten-Vorauszahlungen sollen in diesem Beispiel an den Eigentümer
direkt abgeführt werden. Für die Mieter sollen auch die Jahresabrechnungen
erstellt werden. Falls der Mieter die Betriebskosten-Vorauszahlungen nicht
bezahlt, dann wird in unserem Beispiel der Eigentümer ersatzweise zur Kasse
gebeten. In einem solchen Fall wird die BK-Vorauszahlung dann bei der Auskehrung
der Zahlung aus dem Mietpool gekürzt.
Die Betriebskosten-Vorauszahlungen des
Mieters enthalten nur die umlagefähigen Kosten, zusätzlich fallen für den
Eigentümer jedoch auch nicht umlagefähige Kosten an, z.B.
SE-Verwaltungskosten, evtl. Zuführung zur Rücklage, evtl. Grundsteuer und Gebühren
der Kontoführung durch die Bank. Deshalb sind die Vorauszahlungen der Eigentümer
höher als die Vorauszahlungen der Mieter. Diese zusätzlichen nicht umlagefähigen
Kosten werden von dem Mietpool-Anteil, den der Eigentümer erhält, abgezogen.
Falls der Mieter nicht bezahlt hatte, dann wird die nicht geflossene
Betriebskosten-Vorauszahlung aus dem Mietpoolanteil des Eigentümers abgezogen
und nur der verbleibende Rest an den Eigentümer ausgezahlt.
Im vorliegenden Fall wird nur die
Sondereigentumsverwaltung mit Mietpoolvereinbarung beschrieben, separat
kann der Anwender auch ein WEG-Objekt unter einer anderen Objektnummer führen
und dort die reine WEG-Verwaltung durchführen. In diesem Fall geht die Überweisung
der jeweiligen Hausgeldzahlung mittels Überweisungs-Dauerauftrag von dem
SE-Objekt an das WEG-Objekt.
Falls auch eine WEG-Verwaltung
vorliegt, dann ist die Trennung in WEG- und SE-Objekt nach unserer Ansicht aus
rechtlichen Gründen unumgänglich.
Wichtig: Die Art der SE-Verwaltung
kann vertraglich sehr unterschiedlich gestaltet werden. Entsprechend der
vertraglichen Vereinbarungen kann es notwendig sein, den nachstehend
beschriebenen Ablauf auf die jeweilige Gegebenheit anzupassen!
Es werden die Vorauszahlungen auf
Betriebskosten und die Kaltmiete beim jeweiligen Mieter eingetragen.
Beim Eigentümer werden in den
Stammdaten der jeweiligen Wohnung auch die Vorauszahlungen auf Betriebskosten
(Hausgeld) einschließlich der nicht umlagefähigen Anteile (z.B.
SE-Verwaltergebühr etc.) eingetragen, falls keine Abführung der
Mieter-Vorauszahlungen an die WEG erfolgt. Die Sollstellung der Vorauszahlungen
ist hier deshalb erforderlich, damit die tatsächlich im SE-Objekt anfallenden
Kosten nicht an die Eigentümer abfließen und dann auf dem Bankkonto fehlen würden.
Nur wenn der andersgelagerte Fall
vorliegt, dass auch eine WEG-Verwaltung in einem separaten Objekt vorliegt, dann
sollte bei den Vorauszahlungen der Eigentümer (Hausgeld) nur der nicht auf
Mieter umlagefähige Betrag (z.B. SE-Verwaltungsgebühren etc.) eingetragen
werden.
Die automatische Sollstellung soll
jeweils am Monatsersten „normal“ durchgeführt werden.
Buchungen:
Die Bankumsätze mit den Zahlungseingängen
der Mieter werden „normal“ erfasst, d.h entweder über die manuelle
Buchungseingabe oder über das eBanking verbucht.
Buchungen:
Nachdem die Zahlungseingänge erfasst
wurden, sollten etwa zur Monatsmitte die Rückstände der Mieter kontrolliert
werden und ggf. Mahnungen durchgeführt werden.
Nachdem die Zahlungen der Mieter
verbucht wurden, kann auf Globalebene im Menü „Extras der Mietverwaltung“
mit dem Menü „SE-Verwaltung, mtl. Umbuchung Miete + BK an Eigentümer“
durchgeführt werden.
Markieren Sie die Option „Mieten auf
Mietpool-Kto. 22 buchen an und das Fald „incl. Betriebskosten-VZ“, falls
auch die Betriebskosten umgebucht werden sollen. Wählen Sie dann das oder die
Objekte, bei denen diese Umbuchungen ausgeführt werden sollen.
Folgende Buchungen werden für jede
Wohnung ausgeführt:
Bei der jeweiligen Wohnung erfolgen die
Umbuchungen nur, wenn das Konto des Mieters ausgeglichen ist oder ein Guthaben
aufweist. Wenn der Mieter die Kaltmiete und BK-VZ nicht bezahlt hat, dann ist
sein Debitorenkonto 5.xxxxx in Höhe des Rückstands (Kaltmiete + VZ) im Soll,
in einem solchen Fall erfolgt keine Umbuchung. Wenn der Mieter nur einen Teil überweist,
dann wird zuerst die BK-VZ um den Rückstand gekürzt, danach wird auch die
Umbuchung der Kaltmiete gekürzt. Diese Kürzungen werden in der Negativliste
protokolliert, Sie müssen diese Fälle dann individuell und manuell verfolgen
und bearbeiten.
Das Mietpoolkonto 22.00000 wird
automatisch angelegt, falls es noch nicht vorhanden ist. Falls aus dem Vormonat
eine Rundungsdifferenz auf dem Konto verblieben war, dann kann diese im
Folgemonat mit verteilt werden.
Sonderfall bei Garantiemiete:
Falls nicht die tatsächlich eingehenden
Kaltmieten, sondern Garantiemieten an die Eigentümer ausgeschüttet werden
sollen, dann empfehlen wir die Auffüllung des Mietpoolkontos auf den
garantierten Gesamtbetrag z.B. mit folgender Buchung:
Soll (neues Konto) Mietgarantiekonto an
Haben Konto 22.00000 Mietpool-Umlage, mit dem Differenzbetrag bis zur
Mietgarantiesumme.
Der Saldo auf dem Konto 22.00000
(Mietpool-Umlagekonto) wird automatisch an die Eigentümer nach einem frei wählbaren
Schlüssel, z.B. Miteigentumsanteile, verteilt. Diese Bearbeitung erfolgt auf
Globalebene, Menü „Globalablauf“, „Extras der Mietverwaltung“ und
„Ausschüttung an Eigentümer“.
Markieren Sie in diesem Bildschirm den
Umlageschlüssel für die Verteilung des Mietpools, geben Sie das Mietpoolkonto
(22.00000), das Buchungsdatum und den Buchungstext ein. Mit der Bedienfläche
„Liste drucken“ können Sie die Verteilung vorab kontrollieren und mit
„OK“ verbuchen.
Diese Bearbeitung kann in einem oder in
mehreren Objekten durchgeführt werden. Wenn Sie die SE-Objekte, in denen diese
Bearbeitung erfolgen soll, in den Verwaltungsdaten als Selektionskriterium z.B.
mit „SE“ markieren, dann können Sie im obigen Bildschirm diese Objekte
automatisch markieren lassen, indem Sie als Selektionskriterium wieder „SE“
eingeben und auf Selektion klicken. Danach sind automatisch alle Objekte mit dem
Selektionskriterium „SE“ markiert. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Für jede Wohnung, bei der ein Wert im verwendeten Umlageschlüssel eingetragen ist, wird gebucht Soll Konto 22.00000 (Mietpool-Umlagekonto) an Haben 1.xxxxx (Eigentümer-Debitorenkonto).
Nach der Umlage des Mietpools befinden
sich die Mietpoolanteile auf dem jeweiligen Eigentümer-Debitorenkonto. Der dort
vorliegende Guthabensaldo kann im jeweiligen Objekt im Menü „Buchen“,
„Sammelbuchen“ und „DTA-Saldenausgleich“ als Überweisung eingestellt
werden.
Diese Überweisungen werden im nächsten Bearbeitungsschritt ausgeführt.
Über die Bearbeitung DTA ausführen mit
Markierung „Überweisungen ausführen“ werden die Überweisungen in eine
DTA-Datei eingestellt und über das Bankprogramm an die Bank gesandt.
Falls die Betriebskosten, die in der WEG
zu erbringen sind, vom Eigentümer hier zu zahlen sind, dann wird ein Überweisungs-Dauerauftrag
eingerichtet in Höhe der an die WEG zu zahlenden Vorauszahlungen gemäß
Wirtschaftsplan.
Buchung:
Rückstände auf Debitorenkonten können
auf Objekt und auch auf Globalebene in Listenform angesehen und ausgedruckt
werden.
Zahlungsrückstände beim Mieter führen
zur Reduzierung der Umbuchung an Mietpool bzw. Eigentümer. Zahlt der Mieter
nach Ausführung der SE-Umbuchung, dann müssen die BK-Vorauszahlungen manuell
auf das Eigentümerkonto umgebucht werden (Soll 21.00000 an Haben 1.xxxxx). Eine
reduzierte oder nicht ausgeführte Umbuchung einer Kaltmiete wird beim nächsten
automatischen Umbuchungslauf zusätzlich umgebucht, falls der Mieter
zwischenzeitlich gezahlt hatte.
Das bedeutet, dass eine verspätet
eingegangene Mietzahlung dann zusätzlich in den Mietpool fließt, wenn das
Mieter-Debitorenkonto wieder ausgeglichen ist.
Sehr Wichtig: Bei Rückständen müssen
Sie unbedingt folgende Konten überwachen: Mieter-Debitorenkonto, 85-er Konto
und Debitorenkonto des Eigentümers (wegen BK-VZ).
Falls die umzulegenden Kosten während
des Jahres in dem SE-Objekt eingebucht wurden, dann kann die Jahresabrechnung
mit den Mietern kann „normal“ erfolgen. Auf den Kostenkonten sind die
Gesamtumlagebeträge vorhanden und auf den 95er Konten (BK-Vorauszahlungen) sind
die Betriebskosten-Vorauszahlungen der Mieter enthalten. Rückstände der Mieter
können mit Einbeziehung des Debitorensaldos berücksichtigt werden.
Das Konto 21.00000 (Gegenkonto für die
monatlichen Umbuchung der BK-VZ) kann durch Sammelumbuchen der 91er-Konten
(Eigentümer-Sollstellungen) ausgebucht werden. Die Differenz auf dem 21er Konto
sollte dann den nicht umlagefähigen Kostenanteil ausmachen (Differenz zwischen
Eigentümer-VZ und Mieter-VZ). Wie oben dargestellt, handelt es sich nur um eine
SE-Verwaltung ohne Hausgeldabrechnung mit dem Eigentümer. Bei einer Kombination
von WEG- und SE-Verwaltung verweisen wir auf unsere Beschreibung für den dann
vorliegenden Fall.
Mit der Verbuchung der
Jahresabrechnungen für die Mieter werden dann die
Betriebskosten-Vorauszahlungskonten der Mieter umgebucht auf deren
Debitorenkonten. Auf den Mieter-Debitorenkonten werden dann gleichzeitig die
Umlageanteile der Mieter belastet, so dass sich auf den Debitorenkonten der
Mieter das Ergebnis der Jahresabrechnung wiederspiegelt.
Wenn der Mieter nach Erhalt der
Jahresabrechnung entweder seine Nachzahlung begleicht oder ein Guthaben
erstattet bekommt, dann sind die Buchungen für das Abrechnungsjahr
abgeschlossen. Verbleibende Rückstände oder Guthaben werden in das neue Jahr
übernommen.
Der Anwender ist eigenverantwortlich für
seine Buchführung. Jegliche Haftung der IMS GmbH wird ausgeschlossen.