Dokumentation zum Programm MT940split

MT940Split ist ein eigenständiges Programm, welches dazu dient, vor der Benutzung der eBanking-Funktion im WohnungsManager eine große SWIFT-MT940 Bankumsatzdatei aufzusplitten in maximal 6 Teildateien, die dann inhaltlich in der Summe identisch sind mit der Original-MT940 Datei.

Die aufgesplitteten Teildateien dienen dazu, eine große Zahl von Bankumsätzen gleichzeitig von mehreren Personen im WohnungsManager bearbeiten zu lassen.

Installation

Die Lieferung erfolgt entweder auf CD mit einer Voll-Installation mit einem Installationsprogramm oder nur in Form der „EXE“-Datei (nur das ausführbare Programm ohne die erforderlichen Bibliotheksdateien („DLL“). Bei der Vollinstallation von CD sind die erforderlichen Bibliotheksdateien enthalten und werden automatisch mit installiert. Wenn nur die EXE-Datei geliefert wird, dann kopieren Sie diese Datei mit dem Namen „WMSplit.exe“ in das Verzeichnis des WohnungsMangers (normalerweise WM32a).

MT940Split muß im lokalen WohnungsManager-Verzeichnis installiert werden. Deshalb müssen beide Programme den gleichen Versionsstand aufweisen (VO-2.5b3). Sie sehen den Versionsstand in der WMSplit.exe in der Hilfe (About), im WohnungsManager unter Hilfe und Errorlog-Datei anzeigen (dort im Text).

Konfiguration

Beim ersten Start sammelt das Programm alle Bankkonten in der linken Box. Diese Daten werden aus der Datei AUSWAHL4.DBF im WohnungsManager Arbeitsdaten-Verzeichnis ermittelt. Diese Daten befinden sich in der neu angelegten Datei BANKKT.DBF. Neben dieser neuen Datei wird auch eine Mitarbeiterdatei MITARB.DBF angelegt, welche die Daten der Mitarbeiter speichert. Sie können eine Konfiguration auf Null zurücksetzen, indem Sie die beiden oben genannten Dateien und die Index-Datei Bankkt.cdx löschen.

Verwaltung der Bankkonten

Wenn das Programm im WohnungsManager Programmverzeichnis (WM32a) installiert ist, dann findet MT940Split automatisch die Verwaltungsstammdaten und importiert beim ersten Programmstart alle Bankkonten aus den Verwaltungsstammdaten (AUSWAHL4.DBF). Die Verwaltungsstammdaten im WohnungsManager können sich dabei auch nicht lokal, d.h. auf dem Server befinden.

Im Menü Adiministration / Bankkonten-Verwaltung werden alle Bankkonten aus der Datei BANKKT.DBF in Tabellenform angezeigt. Hier können Konten einzeln hinzugefügt, geändert und gelöscht werden.

Verwaltung der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter sind programmseitig mit A,B,C,D und E bezeichnet. Sie können im Menü „Mitarbeiter-Verwaltung“ Namen eingeben. Mit Doppelklick auf das große Eingabefeld befinden Sie sich im Eingabemodus. Die maximale Anzahl von Aufteilungsdateien beträgt 5 Mitarbeiterdateien und eine Restdatei, somit sind maximal 6 Aufteilungs-Dateien verfügbar.

Dieses Programm wurde erst im Juli 2005 auf den Mitarbeiter E erweitert. Anwender der früheren Programmversion erhalten ein kostenloses Update, bei dem die bisherigen Mitarbeiter-Zuordnungen beim ersten Starten des erweiterten Programms automatisch übernommen werden.

Wenn die Mitarbeiter nicht namentlich bezeichnet werden, dann werden nur die Mitarbeiter-ID Buchstaben in dem Bearbeitungsbildschirm für das Splitten der MT940 angezeigt.

Zuordnung der Bankkonten auf maximal 5+1 Mitarbeiter

Bevor Sie eine SWIFT MT940-Datei splitten können, ist es erforderlich, dass Sie die Bankkonten, die beim ersten Programmstart in der Box „Alle nicht zugeordneten Bankkonten“ angezeigt werden, auf die Mitarbeiter verteilen. Die zu verteilenden Bankkonten werden aus den Verwaltungsdaten des WohnungsManagers ermittelt (Auswahl4.dbf).

Die Zuordnung der Bankkonten auf maximal 5 Mitarbeiter und die Restmenge erfolgt, indem Sie in der linken Box das zu bearbeitende Bankkonto markieren und bei der Box des Mitarbeiters auf „Übern.“ klicken. Das Bankkonto ist danach in der Box „Alle nicht zugeordneten Bankkonten“ nicht mehr enthalten, sondern bei dem betreffenden Mitarbeiter aufgelistet. Über den Knopf „Entf.“ Kann ein Bankkonto in den „allgemeinen Topf“ zurückgesandt werden und neu auf einen anderen Mitarbeiter verteilt werden.

Die folgende Abbildung zeigt das Fenster aus der früheren Programmversion mit 4+1 Mitarbeitern. Ab 2005 ist eine zusätzliche Eingabe für Mitarbeiter E vorhanden.

Nachdem die Bankkonten auf die Mitarbeiter zugeordnet sind, können Sie SWIFT MT940 Bankumsatzdateien zum Splitten auf die Mitarbeiter einlesen. Klicken Sie auf den Knopf „MT940 einlesen“. Danach wählen Sie in dem Öffnen-Dialogfenster die gewünschte Bankdatei und bestätigen die Wahl. Es folgt im Hintergrund die Verteilung der Bankumsätze, immer noch im MT940-Format. Unterhalb der Boxen werden die auf die Mitarbeiter zugeordneten Umsätze angezeigt. Nicht zugeordnete Umsätze verbleiben bei der linken Box als nicht zugeordneter Rest.

Für jeden Mitarbeiter, auf den ein Teil der Bankumsätze zugeordnet wurde, wird automatisch sofort eine neue MT940-Teildatei erstellt im Verzeichnis, das im WohnungsManager für eBanking eingestellt ist. Für nicht zugeordnete Umsätze wird ebenfalls eine „Rest-Datei“ erstellt.

Die Dateinamen und die Summe der Umsätze (Soll- und Haben werden addiert) werden dokumentiert. Dazu klicken Sie auf den Knopf „Ergebnisprotokoll“. Es wird eine Liste als Bildschirmvorschau angezeigt, die Mitarbeiter, Objekt, Kontonummer und Summe der Soll- und Habenumsätze zeigt. Falls das gleiche Bankonto für mehr als ein Objekt verwendet wird (schlecht!), dann wird das Konto nur einmal zugeordnet auf das erste gefundene Objekt mit dieser Bankkontonummer.

Das bedeutet, daß ein Mitarbeiter alle Umsätze erhält für ein Bankkonto, auch wenn die Umsätze für mehrere Objekte zu verbuchen sind.

Backup-Dateien löschen

Mit dem Menü Datei / Backup-Dateien löschen wird das hier gezeigte Fenster geöffnet. Die im Fenster aufgelisteten Backup-Dateien werden sowohl im Verzeichnis der Arbeitsdaten als auch im Verzeichnis für das eBanking gelöscht und sind unwiderbringlich verloren.

ACHTUNG: Kein anderer Anwender darf zu diesem Zeitpunkt im WohnungsManager das Menü „Bankumsätze erfassen“ (eBanking MT940 einlesen) geöffnet haben, andernfalls können Bearbeitungsdaten des Mitarbeiters unwiederbringlich verloren gehen.

Datenbanken im Direktzugriff öffnen

Über das Menü Datei / dBase-Datenbank direkt öffnen können Sie direkt in Datenbanken Änderungen vornehmen. Auf dem Öffnen-Bildschirm können Sie mit Anklicken des Tabellen-Symbols (Pfeil rechts-unten) auch Details anzeigen lassen. Sie erkennen dann neben dem Dateinamen auch Größe und Datum der Datei.

Mit dieser Funktion können Daten auch zerstört werden, wenn unzulässige Änderungen vorgenommen werden. Deshalb sollte diese Bearbeitung nur für Lese-Zugriffe verwendet werden!